Rapport annuel au Parlement 2018-2019 - Loi sur la protection des renseignements personnels

I . Introduction

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice allant du 1er avril 2018 au 31 mars 2019. En vertu de l'article 72 de la Loi, chacun des responsables d'une institution fédérale est tenu de présenter un rapport annuel au Parlement sur l'application de cette loi au cours de l'exercice.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d'accès des personnes aux renseignements personnels qui les concernent. Elle régit la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales incluant le Conseil national de recherches du Canada (CNRC).

Le trente-cinquième rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels fournit un aperçu des activités du CNRC sur l'application de la Loi.

Mandat du Conseil national de recherches du Canada

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) soutient l'innovation industrielle, l'enrichissement du savoir, le développement technologique et les mandats d'intérêt public. Il joue un rôle unique au Canada en poursuivant des programmes de recherche-développement de grande envergure et orientés vers des objectifs précis. Présent dans toutes les provinces, le CNRC allie une robuste fondation pancanadienne à ses relations internationales pour aider le Canada à rehausser sa productivité et à demeurer compétitif dans le monde. Le CNRC collabore avec l'industrie, les administrations publiques et le milieu universitaire pour faire fructifier au maximum les sommes que le Canada investit dans la recherche-développement.

II . Structure organisationnelle et délégation de pouvoir

Du 1er avril 2018 au 31 mars 2019, le président du CNRC a délégué les pleins pouvoirs pour l'application et l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels à la vice-présidente des Services professionnels et d'affaires, au dirigeant principal de l'information et directeur général des Services du savoir, de l'information et des technologies et à la directrice du groupe des services de gestion des données et de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).

Une copie du décret de délégation est fournie à l'annexe A.

Pendant la période couverte par le présent rapport, le bureau de l'AIPRP du CNRC faisait partie du groupe de l'information et de la gestion des données, au sein de la Direction des Services du savoir, de l'information et des technologies.

Aussi souligné par d'autres organismes fédéraux de l'AIPRP ainsi que par la Commissaire à l'information, le manque de personnel en AIPRP fait en sorte qu'il est très difficile d'attirer du personnel d'expérience dans le domaine. En 2018-2019, en raison de la rotation habituelle du personnel, le bureau de l'AIPRP du CNRC a opéré en sous-effectif une partie de l'année et était composé d'une coordonnatrice et une agente à temps plein; un autre agent à temps partiel est venu s'ajouter à l'équipe en fin d'année.

Des procédures sont en place pour traiter toutes les demandes formelles sur les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l'AIPRP offre également les services suivants à l'organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l'organisation.
• Il traite et gère les demandes et les plaintes en matière de demandes de renseignements personnels.
• Il gère le système électronique de gestion des dossiers d'AIPRP;
• Il traite les demandes de consultation reçues d'autres organismes fédéraux.
• Il donne des conseils et des directives à la haute direction et à tout le personnel de l'organisation concernant la Loi.
• Il prépare le rapport annuel au Parlement et le rapport statistique annuel.
• Il met à jour son chapitre dans Info Source.
• Il participe au processus d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en créant ou en modifiant les fichiers de renseignements personnels.
• Il examine tous les documents de l'organisation (notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion proactive sur le site Web de l'organisation) ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement en ce qui concerne des questions liées à la protection des renseignements personnels.
• Il élabore des procédures internes.
• Il participe aux forums de la collectivité de l'AIPRP, notamment aux réunions de la collectivité de l'AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor ainsi qu'à des groupes de travail.

Le bureau de l'AIPRP est aussi responsable de la mise en œuvre de toutes les nouvelles directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

III . Interprétation du rapport statistique

L'annexe B fournit un rapport statistique détaillé sur les demandes relatives à la protection des renseignements personnels reçues et traitées par le Conseil national de recherches du Canada du 1er avril 2018 au 31 mars 2019 . Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu seize (16) nouvelles demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il y avait une (1) demande en suspens de l'exercice précédent. Au cours de la période de référence, le CNRC a traité un total de dix-sept (17) demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Une (1) demande reçue à la fin de l'exercice a été reportée à la prochaine période visée.

Description détaillée du Graphique 1 : Volume de demandes relatives à la protection des renseignements personnels

Volume de demandes relatives à la protection des renseignements personnels

	2016‑2017	2017‑2018	2018‑2019
Reçues	8	10	16
Traitées	7	10	17
Reportées	1	1	0

En bref, des dix-sept (17) demandes fermées, dix (10) ont été traitées dans les 30 jours suivant la réception, cinq (5) ont été traitées entre 31 et 60 jours, et deux (2) ont été traitées entre 61 et 120 jours suivant la réception. Le CNRC a fermé deux demandes après le délai statutaire à la cause des consultations externes et internes.

Description détaillée du Graphique 2 : Nombre de jours pris pour traiter les demandes

entre 1 et 30 jours	59 %
entre 31 et 60 jours	29 %
entre 61 et 120 jours	12 %

La section des exceptions du rapport statistique sert à déterminer le nombre de demandes pour lesquelles une exception a été invoquée. Le CNRC a invoqué des exceptions en vertu des articles 25, 26 et 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'article 25 (sécurité des individus) a été utilisé dans un (1) cas. L'article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été utilisé dans dix (10) cas. L'article 27 (secret professionnel des avocats) a été utilisé dans cinq (5) cas.

Comme l'indique le graphique suivant, le nombre de pages traitées pour répondre aux demandes relatives à la protection des renseignements personnels a augmenté par rapport aux exercices précédents.

Description détaillée du Graphique 3 : Tendances relatives aux pages divulguées

	Pages examinées
2016‑2017	1,471
2017‑2018	3,596
2018‑2019	6,542

L'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise les organismes fédéraux à proroger le délai de traitement d'une demande. Le CNRC a invoqué cette disposition pour sept (7) demandes traitées puisque le respect du délai initial de trente (30) jours aurait nui de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation en raison de la vaste portée de la demande et du niveau d'effort requis par les unités opérationnelles du CNRC.

Dans le cadre de ses responsabilités et de ses rôles généraux, le bureau de l'AIPRP du CNRC a évalué un total de cent-quarante-huit (148) questions parlementaires reçues entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2019, comparativement à quatre-vingt-dix-huit (98) en 2017-2018 et à cent-quarante-huit (148) en 2016-2017.

Description détaillée du Graphique 4 : Questions parlementaires.

	Questions parlementaires
2016‑2017	148
2017‑2018	98
2018‑2019	148

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2018-2019 se trouve à la fin du présent chapitre, à l'annexe B.

IV . Formation et sensibilisation à l'égard de la protection des renseignements personnels

Pour accroître la connaissance et la compréhension de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans l'ensemble du CNRC, des séances de formation et d'éducation ont été offertes régulièrement aux employés du CNRC. Dans le cadre de ces séances, on a fourni de l'information de base sur les objectifs et les dispositions de la Loi, les rôles, les responsabilités et les pratiques exemplaires générales (notamment la gestion des courriels). Toutes les séances de formation comprennent de l'information sur la détermination et la gestion des renseignements personnels ainsi que sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pendant la période de référence, le bureau de l'AIPRP a offert cinq (5) séances de formation à soixante-quatorze (74) employés dans la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux

Les outils et les directives en matière d'AIPRP sont mis à jour régulièrement et sont accessibles sur les sites Web internes et externes du CNRC.

Les membres du bureau de l'AIPRP travaillent continuellement à sensibiliser et à guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels en engageant un dialogue continu et des discussions bilatérales. Pendant la période de référence, la coordonnatrice et les agentes de l'AIPRP ont répondu à de nombreuses demandes de collègues (Direction des ressources humaines, gestion, etc.), ont donné des conseils et des directives concernant différents sujets liés à la protection des renseignements personnels.

Le bureau de l'AIPRP a fait la promotion de la Journée du droit à l'information (28 septembre) et de la Journée de la protection des données (28 janvier) au sein du CNRC en affichant sur la page Web interne du CNRC.

La coordonnatrice de l'AIPRP ainsi que les agentes ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et à différentes séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

V . Procédures, lignes directrices et directives

Le CNRC n'a pas mis en œuvre de nouvelles politiques, directives ou procédures en matière de protection des renseignements personnels ni n'a modifié celles déjà en vigueur pendant la période de référence. Par ailleurs, le Conseil a participé activement au projet pilote du Conseil du Trésor (CT) de demandes en ligne et, depuis le 11 octobre 2018, le CNRC reçoit les demandes qui lui sont adressées en vertu des lois sur l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels en ligne via l'application du CT.

VI . Plaintes en matière de protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice, le CNRC n'a reçu aucune plainte.

VII . Contrôle des demandes de renseignements personnels

Conformément aux politiques et aux directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes relatives à l'AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité.

Le bureau de l'AIPRP utilise un système de traçabilité qui lui permet de retrouver les demandes reçues et traitées. Ce système est conçu pour suivre les délais imposés par les lois.

Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent de façon hebdomadaire pour discuter d'activités liées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP sont informés de l'état des dossiers. Des rencontres avec la directrice du groupe des services de gestion de l'information et des données sont également planifiées sur une base hebdomadaire.

Un rapport de dossiers actifs d'AIPRP (en conservant l'anonymat des demandeurs) est partagé avec l'équipe de la haute direction du CNRC sur une base hebdomadaire et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant la délégation d'autorité de l'AIPRP.

VIII . Atteintes substantielles à la vie privée

Il n'y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée au cours de l'exercice 2018-2019.

IX . Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Le CNRC n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privé au cours de l'exercice 2018-2019.

X . Communication d'information en vertu de l'alinéa 8(2)(m)

L'alinéa 8(2)m) permet la communication de renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n'y a eu aucune communication de renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)m) au cours de l'exercice.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de la délégation en vertu des Lois sur l'Accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches du Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu'à la personne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté, en la ville d'Ottawa
Le 10 octobre 2017

Iain Stewart
Président du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B : Rapport statistique

Nom de l'institution : Conseil national de recherches Canada

Période d'établissement de rapport : 2018-04-01 au 2019-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 – Prorogations

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.