Rapport annuel au Parlement 2016-2017 - Loi sur l'accès à l'information

I. Présentation

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier allant du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017. L'article 72 de la Loi précise que le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l'administration de cette loi durant l'exercice.

La Loi sur l'accès à l'information vise à rendre plus accessible l'information contenue dans les dossiers contrôlés par des institutions fédérales. Ce droit d'accès est assujetti à certaines exceptions limitées et précises. La Loi a pour objet de compléter plutôt que de remplacer les procédures existantes d'accès à l'information dont dispose le gouvernement.

Ce trente-troisième rapport annuel sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information au CNRC offre un aperçu de ses activités en vue de la mise en œuvre de la Loi.

Mandat du Conseil national de recherches du Canada

Le Conseil national de recherches du Canada (CNRC) soutient l'innovation industrielle, l'enrichissement du savoir, le développement technologique et les mandats d'intérêt public. Il joue un rôle unique au Canada en poursuivant des programmes de recherche-développement de grande envergure et orientés vers des objectifs précis. Présent dans toutes les provinces, le CNRC allie une robuste fondation pancanadienne à ses relations internationales pour aider le Canada à rehausser sa productivité et à demeurer compétitif dans le monde. Le CNRC collabore avec l'industrie, les administrations publiques et le milieu universitaire pour faire fructifier au maximum les sommes que le Canada investit dans la recherche-développement.

II. Structure organisationnelle et délégation du pouvoir

Du 1^er avril 2016 au 9 août 2016, le président du CNRC a délégué les responsabilités en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information à la directrice générale, Gestion du savoir et à la directrice du groupe des services de gestion de l'information. Une partie du pouvoir est déléguée à la coordonnatrice de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP).

La délégation du pouvoir a changé le 10 août 2016. Le président a délégué les pleins pouvoirs pour l'application et l'administration de la Loi sur l'accès à l'information à la vice-présidente des Services professionnels et d'affaires, au dirigeant principal de l'information et directeur général des Services du savoir, de l'information et des technologies et à la directrice du groupe des services de gestion des données et de l'information. Les pouvoirs de la coordonnatrice de l'AIPRP demeurent les mêmes.

Un exemplaire du décret actuel de délégation de pouvoirs dûment signé se trouve à l'annexe A.

Pendant la période couverte par ce rapport, le bureau d'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du CNRC faisait partie du groupe des services de gestion des données et de l'information (anciennement le groupe des services de gestion de l'information), au sein de la Direction des services du savoir, de l'information et des technologies (anciennement la Direction de la gestion du savoir).

Pendant la majeure partie de l'exercice 2016-2017, le bureau de l'AIPRP du CNRC était composé d'une coordonnatrice à temps plein et d'une agente à temps plein. Une deuxième agente à temps plein a été embauchée au bureau de l'AIPRP en mars 2017.

Le bureau de l'AIPRP du CNRC travaille étroitement avec l'équipe de la gestion de l'information, avec l'agente de liaison en matière d'AIPRP du PARI (CNRC), avec les conseillers exécutifs, avec la Direction des communications et les membres de la haute direction dans l'ensemble de l'organisation.

Le Conseil national de recherches du Canada a mis en place des procédures pour encadrer le traitement de toutes les demandes formelles d'accès à l'information conformément à la Loi sur l'accès à l'information.

Le bureau de l'AIPRP assume la responsabilité de coordonner et de mettre en œuvre les politiques, les lignes directrices et les procédures afin de s'assurer que l'organisation respecte la Loi sur l'accès à l'information. Le groupe offre par ailleurs les services suivants à l'organisation :

• Il organise des activités de sensibilisation à la Loi sur l'accès à l'information au sein de l'organisation.
• Il assure le traitement et la gestion des demandes et des plaintes en matière d'accès à l'information.
• Il administre le système de gestion électronique de l'AIPRP.
• Il traite les consultations tenues avec les autres organismes.
• Il offre des services de conseils et d'orientation professionnels à la haute direction et à l'ensemble du personnel sur la Loi.
• Il prépare les deux rapports annuels suivants : le rapport au Parlement et le rapport statistique annuel.
• Il maintient le chapitre Info Source du CNRC.
• Il examine tous les documents de l'organisation, et notamment les rapports de vérification et d'évaluation, avant leur diffusion sur le site Web de l'organisation ainsi que les réponses aux questions parlementaires. Il examine également les rapports d'enquête sur les cas de harcèlement pour les questions relatives à l'accès.
• Il élabore des procédures internes.
• Il participe aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l'AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l'AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information exige que les institutions gouvernementales offrent des endroits où le public peut obtenir et prendre connaissance de l'information au sujet d'une institution incluant les manuels utilisés par les employés pour administrer les programmes ou les activités qui touchent le public. Au CNRC, l'immeuble M55 du campus du chemin de Montréal à Ottawa, en Ontario a été désigné à cet effet. Si nécessaire, le CNRC pourra proposer une autre alternative.

III. Interprétation du rapport statistique

L'annexe B contient une version sommaire du rapport statistique sur les demandes d'accès à l'information reçues et traitées par le CNRC du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017. Dans cette section, nous procédons à l'interprétation de ce rapport statistique.

Au cours de l'exercice, le CNRC a reçu quarante-cinq (45) nouvelles demandes d'accès à l'information. Quatre (4) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent pour un total de quarante-neuf (49) demandes à traiter au cours l'exercice 2016-2017. Le CNRC a traité quarante-et-une (41) demandes au total au cours de la période visée. Le traitement de huit (8) demandes, qui n'étaient pas traitées ou qui ont été reçues à la fin de l'exercice, a par ailleurs été reporté à la prochaine période visée.

Les données statistiques, comme l'indique le graphique suivant, indiquent le nombre de demandes reçues et traitées au cours des trois dernières années. Ces chiffres ne tiennent cependant pas compte des demandes traitées de manière informelle ni des autres demandes de renseignements (demandes transférées du centre d'appel du CNRC, d'autres directions, du Programme d'aide à la recherche industrielle, etc.) reçues au bureau de l'AIPRP.

Description détaillée du volume de demandes d'accès à l'information

Volume de demandes d'accès à l'information

	Reçues	Traitées	Reportées
2014‑2015	42	41	6
2015‑2016	36	41	1
2016‑2017	23	20	4

Le graphique 1 indique une augmentation du nombre total de demandes d'accès à l'information reçues sur une période de trois années. En plus du volume, la complexité des demandes a également augmenté, principalement en raison de :

• l'augmentation du volume moyen de pages nécessitant un examen;
• la portée plus large de nombreuses demandes nécessitant du bureau de l'AIPRP de récupérer des dossiers de multiples individus et groupes organisationnels.

Le bureau de l'AIPRP et l'équipe de gestion de l'information coordonnent leurs efforts pour offrir de la formation et des directives aux employés concernant la gestion efficace de l'information (ébauches, courriels, doubles et autres), afin de régler le problème du volume.

L'origine des demandes se répartit comme suit : dix (10) provenaient des médias, deux (2) du milieu universitaire, seize (16) d'entreprises, une (1) d'un organisme et deux (2) de sources qui ont choisi de conserver l'anonymat.

Description détaillée des demandes d'accès à l'information reçues selon leur source

Demandes d'accès à l'information reçues selon leur source

	ATI requests
Médias	7
Universitaire	2
Entreprises	6
Organismes	2
Grand public	6
Anonymes	2

En raison de l'affichage en ligne des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées, le CNRC a reçu plusieurs demandes informelles qui avaient trait aux demandes publiées précédemment. Le bureau d'AIPRP a traité vingt-quatre (24) demandes informelles (non assujetties à la Loi sur l'accès à l'information) pendant la période visée, comparativement à quinze (15) en 2015-2016, dix-huit (18) en 2014 2015 et quatorze (14) en 2013-2014.

Description détaillée des volume de demandes informelles d'accès à l'information

Volume de demandes informelles d'accès à l'information

	Demandes informelles d'accès à l'information
2013‑2014	14
2014‑2015	18
2015‑2016	15
2016‑2017	24

En ce qui concerne les sujets des demandes, les quarante-cinq demandes reçues au cours de l'exercice touchaient des activités variées de l'organisation telles que :

• Subventions et contributions, y compris le Programme d'aide à la recherche industrielle du CNRC (PARI-CNRC) – 7
• Commandes subséquentes en vertu des offres à commandes permanentes – 8
• Programmes de recherche – 17
• Autre (y compris la correspondance de la gestion et d'autres demandes précises) – 13

En ce qui a trait aux échéanciers et aux prorogations, sur quarante-et-une (41) demandes, vingt-six (26) ont été traitées en 30 jours ou moins, sept (7) ont été traitées dans un délai entre 31 et 60 jours, sept (7) ont été traitées dans un délai entre 61 et 120 jours et une (1) a été traitée dans un délai entre 121 et 180 jours. L'ensemble du CNRC travaille avec diligence pour s'assurer que les délais règlementaires sont respectés dans la plus grande mesure du possible.

L'article 9 de la Loi prévoit la prorogation des délais règlementaires si des consultations sont nécessaires ou si une demande vise un grand nombre de dossiers et que son traitement à l'intérieur des délais originaux nuisait de manière déraisonnable au fonctionnement de l'organisation. De plus, des prorogations sont demandées lorsque des consultations sont nécessaires pour se conformer à la demande ou au paragraphe 27(1) de la Loi. Le CNRC a demandé des prolongations dans huit (8) cas. Les prorogations concernaient des dossiers contenant des renseignements commerciaux confidentiels nécessitant des consultations avec d'autres ministères et des tierces parties, ainsi que des cas où le respect de la limite de temps prescrit de trente jours n'aurait pu être respecté car il aurait nui, de façon déraisonnable, au fonctionnement de l'organisation.

Les articles 2.2 et 2.3 du rapport statistique portent sur l'application des exemptions et des exclusions de divulgation. Le CNRC a invoqué les exemptions et les exclusions en vertu des dispositions 16(2)c), 18a) et b), 19(1), 20(1)b), c) et d), 21(1)a), b) et d) et 68a) de la Loi, comme suit :

• L'article 16 (méthodes de protection et enquêtes) a été invoqué dans un (1) cas.
• L'article 18 (intérêts économiques du Canada) a été invoqué dans quatre (4) cas.
• L'article 19 (renseignement personnel) a été invoqué dans quatorze (14) cas.
• L'article 20 (renseignements de tiers) a été invoqué dans dix-sept (17) cas.
• L'article 21 (avis, etc.) a été invoqué dans six (6) cas.
• L'article 68 (documents publiés ou mis en vente dans le public) a été invoqué dans un (1) cas.

En tant qu'institution fédérale, le CNRC est sollicité par les autres ministères et organismes ainsi que par d'autres organisations (comme les universités et les gouvernements provinciaux) pour ses commentaires sur la divulgation d'information provenant du Conseil national de recherches du Canada. Au cours de l'année visée par le rapport, soixante-et-une (61) demandes de consultation ont été reçues d'autres ministères et organismes et deux (2) demandes de consultations provenant d'autres organisations. En comparaison avec soixante-trois (63) demandes d'autres ministères et organismes, et aucune d'autres organisations pour 2015-2016 et cinquante-quatre (54) d'autres ministères et organismes, et deux (2) d'autres organisations en 2014-2015. Les nombres indiquent un volume constant de demandes de consultation reçues, ce qui occasionne une augmentation du volume de travail dans les bureaux de l'AIPRP ainsi qu'un engagement continu du CNRC pour les dossiers horizontaux et interministériels.

Description détaillée des demandes de consultation reçues par source

Demandes de consultation reçues par source

	Consultations d'autres ministères	Consultations d'organisations
2016‑2017	61	2
2015‑2016	63	0
2014‑2015	54	2

Le bureau de l'AIPRP collabore étroitement avec le bureau de première responsabilité concerné afin de répondre efficacement à ces demandes de consultation.

Dans le contexte de ses responsabilités et rôles généraux, le bureau de l'AIPRP du CNRC a examiné un total de cent quarante-huit (148) questions parlementaires reçues pour la période du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017, comparativement à cent (100) en 2015-2016, et cent-soixante-et-une (161) en 2014-2015.

Description détaillée des questions parlementaires

Questions parlementaires

	Questions parlementaires
2013‑2014	76
2014‑2015	161
2015‑2016	100

Le rapport statistique annuel pour l'exercice 2016-2017 se trouve à l'annexe B, à la fin du présent chapitre.

IV. Formation et apprentissage en matière d'accès à l'information

Pour que les employés du CNRC connaissent et comprennent mieux la Loi sur l'accès à l'information, des séances de sensibilisation et de formation sont offertes de façon continue. Ces séances offrent une information de base sur les buts et sur les dispositions de la Loi, sur les rôles et responsabilités et sur les pratiques exemplaires générales en matière de gestion de l'information. Toutes les séances de formation comprennent de l'information sur l'identification et la gestion des renseignements personnels et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de la période visée par le rapport, le bureau de l'AIPRP a offert six (6) séances de formation au total à 129 employés de la région de la capitale nationale et dans les bureaux régionaux.

Les outils et les directives de l'AIPRP sont mis à jour sur une base régulière et peuvent être consultés sur les sites Web internes et externes du CNRC.

L'équipe du bureau de l'AIPRP s'efforce de sensibiliser et de guider les employés, les tierces parties et les demandeurs à propos des exigences de la Loi sur l'accès à l'information, par le biais d'un dialogue continu et de discussions bilatérales. Au cours de l'exercice, la coordonnatrice et les agentes en AIPRP ont répondu à de nombreuses demandes et questions de collègues (Programme d'aide à la recherche industrielle, haute direction, etc.), et ont donné des avis et des conseils sur divers sujets reliés à l'accès à l'information.

Le bureau de l'AIPRP a fait la promotion de la Journée du droit à l'information (28 septembre) et de la Journée de la protection des données (28 janvier) au CNRC à l'aide de publications sur le site Web interne.

La coordonnatrice ainsi que les agentes en AIPRP au CNRC ont assisté à plusieurs réunions de la collectivité de l'AIPRP et aux séances de formation offertes par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

V. Procédures, lignes directrices et directives

Le CNRC n'a pas mis en œuvre de politique, de lignes directrices ou de procédures nouvelles ou révisées relatives à l'accès à l'information durant la période visée par le rapport.

Le CNRC publie des résumés des demandes d'accès à l'information traitées ainsi que des rapports annuels de l'AIPRP sur son site Web conformément à la directive révisée du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, qui a été publiée en février 2012.

VI. Plaintes, enquêtes et appels à la cour fédérale

Une (1) plainte a été déposée contre le CNRC en 2016-2017. La plainte visait l'application d'une prorogation de l'échéancier en vertu de l'article 9 de la Loi, que le demandeur a jugée déraisonnable.

Une (1) plainte en suspens de l'exercice 2011-2012 est maintenant terminée et a été abandonnée.

Aucun cas n'a été déposé à la Cour fédérale en 2016-2017.

VII. Contrôle des demandes d'accès à l'information

Conformément aux politiques et aux directives du SCT, le bureau de l'AIPRP a établi des procédures internes relatives à l'AIPRP et des pratiques organisationnelles pour assurer le traitement efficace et rapide des demandes de renseignements personnels, tout en faisant les efforts nécessaires pour aider les demandeurs, et ce, sans tenir compte de leur identité.

Le bureau de l'AIPRP utilise un système de traitement des données qui lui permet de consigner les demandes reçues et complétées au CNRC. Ce système est conçu pour suivre les délais imposés par les lois.

Les employés du bureau de l'AIPRP se rencontrent chaque semaine pour discuter des activités reliées aux demandes, pour établir des échéanciers et pour s'assurer que tous les employés du bureau de l'AIPRP sont informés de l'état des demandes. Des rencontres avec la directrice du groupe des services de gestion de l'information et des données sont également planifiées sur une base hebdomadaire.

Un rapport de demandes d'AIPRP actives (en conservant l'anonymat en ce qui a trait aux demandes de renseignements personnels) est envoyé à la haute direction du CNRC sur une base hebdomadaire, et un rapport plus détaillé est fourni aux gestionnaires possédant des pouvoirs délégués pour l'AIPRP.

Annexe A : Décret de délégation

Décret de délégation en vertu des Lois sur l'accès à l'information et sur la Protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président du Conseil national de recherches Canada délègue aux personnes exerçant les fonctions indiquées en annexe ci-après, ainsi qu'à la personnne occupant à titre intérimaire ledit poste, les attributions dont il est, en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, investi par les articles des Lois mentionnées en regard de chaque tel poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Daté en la ville d'Ottawa
ce 10 août 2016

Maria Aubrey
Présidente par intérim du Conseil national de recherches du Canada

Annexe B: Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Conseil national de recherches Canada

Période d'établissement de rapport: 2016-04-01 au 2017-03-31

Partie 1 – Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 – Prorogations

Partie 4 – Frais

Partie 5 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 6 – Délais de traitement des demandes de consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Partie 7 – Plaintes et enquêtes

Partie 8 – Recours judiciare

Partie 9 – Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information