Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts

 

Table des matières

1. Date d'entrée en vigueur

1.1

La présente politique prend effet le 14 juin 2021.

1.2

Elle remplace la Politique du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat (2015).

2. Contexte

2.1

Les employés du CNRC contribuent de manière fondamentale à la saine gestion des affaires publiques, à la démocratie et à la société canadienne grâce au soutien loyal, impartial et non partisan qu'ils apportent au gouvernement élu et par les services qu'ils fournissent à la population canadienne. À titre de professionnels spécialisés, ils servent l'intérêt public et respectent la confiance du public.

2.2

La présente politique, annexes incluses, constitue un prolongement du Code de conduite du CNRC et est conforme aux dispositions de la Politique sur les conflits d'intérêts du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

2.3

Elle renferme des directives et des mesures destinées à aider le CNRC et ses employés à prévenir, à gérer ou à résoudre efficacement les situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

2.4

Le respect de la présente politique et de ses annexes fait partie des conditions d'emploi des employés du CNRC.

3. Champ d'application

3.1

La présente politique s'applique à tous les employés du CNRC, aux membres de la direction ainsi qu'à toute autre personne qui travaille pour le CNRC selon les définitions données à la section 7.

3.2

Les dispositions relatives à l'après-mandat s'appliquent également à toutes les personnes qui ont travaillé pour le CNRC.

4. Objectifs et résultats attendus

4.1

La politique vise à réduire au minimum les risques associés aux conflits d'intérêts et de responsabilités pour que les employés puissent respecter les valeurs prônées dans le Code de conduite du CNRC et résoudre, en faveur de l'intérêt public, les situations qui peuvent donner lieu à des conflits.

4.2

Voici les résultats attendus de l'adoption de la présente politique :

  • 4.2.1. Le CNRC dispose des mécanismes appropriés pour aider ses employés à signaler et à gérer efficacement les situations de conflit d'intérêts ou de responsabilités réel, apparent ou potentiel qui peuvent survenir pendant et après leur emploi au CNRC; et
  • 4.2.2. Les employés du CNRC prennent les mesures nécessaires pour reconnaître, prévenir, déclarer et résoudre efficacement les conflits d'intérêts ou de responsabilités réels, apparents ou potentiels;

5. Exigences

5.1

Le président du CNRC, avec le soutien du secrétaire général et l'agent principal de l'éthique, a l'ultime responsabilité et l'autorité pour l'application de la présente politique. Toutefois, tous les employés du CNRC ont un rôle à jouer afin de prévenir les conflits d'intérêts. Les responsabilités suivantes incombent au président du CNRC :

  • 5.1.1. Désigner un ou plusieurs cadres dirigeants pour assumer les responsabilités suivantes ou leur déléguer le pouvoir afférent :
    • 5.1.1.1 prévenir et résoudre les conflits d'intérêts et les conflits de responsabilités;
    • 5.1.1.2 annuler le délai de restriction d'après-mandat d'un an prévu au paragraphe 5.3.22;
    • 5.1.1.3 autoriser les attestations, les rapports et les vérifications conformément aux dispositions de la présente politique.
  • 5.1.2 Veiller à ce que les gestionnaires et les responsables de l'éthique auxquels des responsabilités sont attribuées ou des pouvoirs sont délégués :
    • 5.1.2.1 soient informés de leurs responsabilités relatives à la gestion des conflits d'intérêts en vertu de la présente politique et qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités de gestion en conformité avec les lois et conventions collectives qui s'appliquent au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, au Code de conduite du CNRC, à la présente politique et aux directives qui s'y rattachent. Les responsabilités qui incombent aux vice-présidents, aux directeurs généraux, aux directeurs exécutifs et aux gestionnaires sont énoncées à l'annexe B;
    • 5.1.2.2 évaluent le rendement du CNRC dans la gestion des conflits d'intérêts.

5.2

Les responsabilités suivantes incombent à l'agent principal de l'éthique :

Généralités

  • 5.2.1 Mettre en place une infrastructure et des contrôles pour administrer efficacement la présente politique et en faire rapport au président du CNRC chaque année, ou sur demande.
    • 5.2.1.1 Établir s'il est nécessaire d'enquêter sur un risque de conflit d'intérêts conformément à la présente politique, et le cas échéant, trouver la ou les personnes habilitées à le faire.
  • 5.2.2 Veiller à ce que les risques de conflit d'intérêts et de responsabilités soient déterminés et résolus.
  • 5.2.3 Déterminer les catégories de biens et de passifs qui doivent obligatoirement être déclarées par les employés parce que leur simple possession pourrait engendrer un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.
  • 5.2.4 Établir et mettre à jour la liste des biens et passifs à déclarer conformément au paragraphe 5.2.3.
  • 5.2.5 Dresser la liste des postes susceptibles d'engendrer des situations de conflit d'intérêts.
  • 5.2.6 Faire approuver la liste des postes susceptibles d'engendrer des situations de conflit d'intérêts.

Renseignements, conseils et tenue de documents

  • 5.2.7 Fournir des renseignements, des conseils et des avis aux employés sur les questions suivantes :
    • 5.2.7.1 la prévention et la résolution de situations de conflit d'intérêts liées à leurs biens, leurs passifs, leurs intérêts, leurs relations, leurs emplois et activités extérieurs, et leurs activités planifiées d'après-mandat; et
    • 5.2.7.2 la prévention et la résolution des situations de conflits de responsabilités qui découlent de leurs responsabilités officielles concomitantes et concurrentes.
  • 5.2.8 Veiller à ce que toute mesure entreprise, toute décision prise, tout conseil donné et tout renseignement fourni afin d'atténuer les risques liés aux conflits d'intérêts et de responsabilités soient bien attestés par écrit.
  • 5.2.9 Veiller à ce que tous les dossiers concernant les situations de conflit d'intérêts et de responsabilités soient conservés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Informer les employés

  • 5.2.10 Veiller à ce que les personnes qui se font offrir un emploi au CNRC et les employés déjà en poste soient informés de ce qui suit :
    • 5.2.10.1 la présente politique, notamment du fait que s'y conformer est une condition d'emploi et que son non-respect peut entraîner les conséquences prévues à la section 6;
    • 5.2.10.2 la liste des biens et des passifs qui doivent être déclarés;
    • 5.2.10.3 les postes désignés susceptibles d'être en conflit d'intérêts, les exigences connexes, y compris pour la période d'après-mandat d'un an et les restrictions applicables;
    • 5.2.10.4 la fréquence à laquelle les titulaires de postes désignés à risque doivent soumettre des déclarations de conflits d'intérêts.
  • 5.2.11 Rappeler aux employés qui ont signalé leur intention de quitter le CNRC que la présente directive continue de s'appliquer dans l'après-mandat et, dans le cas où ils occupent un poste désigné à risque, les restrictions qui s'appliquent pendant cette période.
  • 5.2.12 Informer les employés des décisions prises et des raisons justifiant l'application de mesures pour atténuer le risque de conflit d'intérêts ou de responsabilités réel, apparent ou potentiel.
  • 5.2.13 Veiller à ce que des mesures adéquates soient prises afin de protéger l'identité de l'employé et les renseignements concernant la stratégie d'atténuation du risque financier mise en place, le cas échéant.

Atténuation du risque financier

  • 5.2.14 Approuver les stratégies d'atténuation du risque financier incluant :
    • 5.2.14.1 réviser et approuver le choix des fiduciaires, des gestionnaires ou des mandataires, et de leurs remplaçants et de tout ajout de personnel, avant de mettre en œuvre une stratégie particulière d'atténuation du risque financier;
    • 5.2.14.2 réviser et approuver le remboursement des frais administratifs raisonnables qui ont dû être engagés par l'employé aux fins de la stratégie d'atténuation du risque financier;
    • 5.2.14.3 mettre en œuvre la Directive sur l'atténuation du risque financier des actifs et des passifs qui constitue l'annexe I de la présente politique.

Résolution

  • 5.2.15 Dans la mesure du possible, encourager la résolution des situations qui sont susceptibles de donner lieu à des conflits d'intérêts, par consentement mutuel avec l'employé concerné, la direction et l'agent principal de l'éthique ou son remplaçant désigné. De plus, fournir le soutien nécessaire pour régler les désaccords à l'égard des mesures prises.

5.3 Les employés ont les responsabilités suivantes :

Généralités

  • 5.3.1 Se conformer à la présente politique, ce qui constitue une condition d'emploi.
    • 5.3.1.1 Il faut se conformer non seulement à la politique, mais aux directives qui s'y rattachent.
  • 5.3.2 Déterminer, prévenir et résoudre les situations :
    • 5.3.2.1 qui peuvent poser un risque de conflit d'intérêts ou de responsabilités réel, apparent ou potentiel dans le cours de leur emploi au CNRC;
    • 5.3.2.2 qui peuvent poser un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel après leur départ du CNRC; et
    • 5.3.2.3 voir la Directive sur les procédures obligatoires de prévention et de résolution des conflits d'intérêts et des conflits de responsabilités à l'annexe A.
  • 5.3.3. Demander conseil et présenter une déclaration de conflit d'intérêts à l'agent principal de l'éthique pour tout ce qui concerne les emplois et les activités externes, les relations, les biens, la propriété intellectuelle, les passifs et les intérêts qui risquent de poser un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs fonctions et responsabilités officielles. Cela se fait conformément à l'annexe A, Directive sur les procédures obligatoires de prévention et de résolution des conflits d'intérêts et des conflits de responsabilités.
  • 5.3.4 Demander conseil et déclarer par écrit à l'agent principal de l'éthique les responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes susceptibles de donner lieu à un conflit de responsabilités, au sens indiqué à l'article 7 et conformément à l'annexe A, Directive sur les procédures obligatoires de prévention et de résolution des conflits d'intérêts et des conflits de responsabilités.
  • 5.3.5 Demander l'approbation avant d'occuper un emploi ou de participer à des activités externes hors de leurs fonctions officielles au CNRC, comme il est prévu à l'annexe C, Directive sur les emplois ou activités externes. Cela est aussi à faire avant d'occuper un emploi ou de participer à des activités externes dans le cadre de leurs fonctions officielles au CNRC, comme il est prévu à l'annexe D, Directive sur les charges de professeur associé et les mandats au sein de conseils et de comités au nom du CNRC.
  • 5.3.6 S'abstenir d'avoir des intérêts personnels, d'entretenir des relations, d'occuper un emploi ou de participer à des activités externes qui pourraient donner lieu à des demandes incompatibles avec leurs fonctions officielles ou pouvant être perçues comme nuisant à leur capacité de s'acquitter de leurs fonctions et de leurs responsabilités de façon objective et impartiale, comme il est prévu aux annexes; et
  • 5.3.7 Soumettre une déclaration de conflit d'intérêts à l'agent principal de l'éthique :
    • 5.3.7.1 avant de poser leur candidature à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale, ou de tenter de devenir candidat; et
    • 5.3.7.2 avant de s'engager dans des activités politiques non liées à une candidature susceptible de poser un risque de conflit d'intérêts ou de nuire à leur capacité de s'acquitter de leurs fonctions et de leurs responsabilités de façon objective et impartiale.

Atténuation du risque financier

  • 5.3.8 Adopter une stratégie d'atténuation du risque financier lorsque l'agent principal de l'éthique conclut que les biens et passifs qui ont été déclarés pourraient donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel dans le contexte de leurs fonctions et responsabilités officielles.
  • 5.3.9 S'abstenir de vendre ou de céder des biens à quiconque, y compris aux membres de leur famille, et s'abstenir de prendre tout autre moyen dans le but de se soustraire aux exigences des paragraphes 5.2.2 et 5.2.14 de la présente politique ou toute autre exigence applicable.

Contrats avec le gouvernement du Canada, information non publique, traitement préférentiel et influence inappropriée

  • 5.3.10 Obtenir l'approbation de l'agent principal de l'éthique et aviser leur gestionnaire avant de passer une entente contractuelle avec le gouvernement du Canada leur permettant de recevoir quelconque avantage direct ou indirect ou revenu.
  • 5.3.11 S'abstenir d'utiliser à leur propre avantage des renseignements qu'ils ont obtenus dans le cadre de leurs fonctions et responsabilités officielles et qui ne sont pas autrement accessibles au public, ou d'en profiter en toute connaissance de cause.
  • 5.3.12 S'abstenir de prêter assistance, hors de leurs fonctions officielles, à des entités ou personnes de l'extérieur qui traitent avec le CNRC ou le gouvernement lorsque cela pourrait leur permettre de bénéficier d'un traitement préférentiel ou d'autres avantages.
  • 5.3.13 S'abstenir d'intervenir dans les relations qu'entretiennent des entités ou personnes de l'extérieur avec le gouvernement dans le but d'influer de façon inappropriée sur leur résultat.

Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages

  • 5.3.14 Refuser tout cadeau, toute marque d'hospitalité ou tout avantage qui pourrait être perçu comme influant de manière réelle, apparente ou potentielle sur leur objectivité dans l'exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles, ou encore, comme créant une obligation à l'égard du donateur.
  • 5.3.15 Par souci de clarté, l'acceptation de cadeaux, de marques d'hospitalité ou d'autres avantages est autorisée dans la mesure où :
    • 5.3.15.1 ils sont peu fréquents et leur valeur est minime, comme des objets promotionnels peu coûteux ou des souvenirs sans valeur marchande;
    • 5.3.15.2 ils sont conformes aux règles de la courtoisie ou du protocole;
    • 5.3.15.3 ils sont offerts dans le cadre d'une activité ou d'un événement lié aux fonctions officielles de l'employé;
    • 5.3.15.4 ils ne compromettent ni ne semblent compromettre l'intégrité de l'employé ou celle du CNRC.
  • 5.3.16 Présenter une déclaration et demander conseil par écrit à l'agent principal de l'éthique lorsqu'ils ne sont pas en mesure de refuser un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage qui ne respecte pas les critères énoncés au paragraphe 5.3.15, ou lorsque l'on estime qu'il est suffisamment avantageux pour le CNRC de les accepter.
  • 5.3.17 Se conformer à la Directive sur les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages constituant l'annexe E;

Arrangements financiers, accords de collaboration, sollicitation et usage des biens du gouvernement

  • 5.3.18 S'abstenir de conclure des ententes de nature financière, y compris des ententes pour la fourniture de marchandises, la passation de contrats de service ou l'administration de subventions et de contributions ou de paiements de transferts avec des entités ou des personnes de l'extérieur lorsqu'il y a un risque de conflit d'intérêts ou de conflit de responsabilités réel, apparent ou potentiel;
  • 5.3.19 S'abstenir de solliciter des cadeaux, des marques d'hospitalité, d'autres avantages ou des transferts de valeurs économiques auprès d'entités ou de personnes externes qui ont, qui ont eu ou qui pourraient avoir des rapports avec l'organisation. Cela comprend aussi les activités dans le cadre de la collecte de fonds pour la campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada, sans avoir préalablement obtenu l'autorisation par écrit de l'agent principal de l'éthique, comme prévu à l'annexe G, Directive sur les activités de sollicitation et de collecte de fonds;
  • 5.3.20 S'abstenir d'utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou d'en permettre l'usage direct ou indirect à des fins autres que celles officiellement approuvées.

Après-mandat

  • 5.3.21 Avant de quitter le CNRC, déclarer par écrit à l'agent principal de l'éthique :
    • 5.3.21.1 tout emploi futur convoité et toute activité susceptibles de poser un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs fonctions et responsabilités actuelles au CNRC;
    • 5.3.21.2 toute propriété intellectuelle, information technique ou tout savoir-faire mis au point ou développé pendant un emploi au CNRC si cette propriété intellectuelle n'a pas encore été déclarée au moyen d'un formulaire no 1 (Déclaration d'invention) ou portée à la connaissance de l'équipe responsable de la propriété intellectuelle par d'autres moyens (comme la communication d'information sur le droit d'auteur ou les secrets commerciaux) ou dans des publications ou des rapports techniques;
  • 5.3.22 Si l'employé occupe un poste désigné susceptible d'être en conflit d'intérêts en vertu de l'article 5.3.23, avant de quitter le CNRC, et durant la période de restriction d'un an relative à l'après-mandat, les responsabilités suivantes incombent à cet employé (ou ancien employé) :
    • 5.3.22.1 Déclarer par écrit à l'agent principal de l'éthique toutes les offres d'emploi sérieuses et toutes les activités pouvant poser un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avec ses plus récentes fonctions et responsabilités officielles.
    • 5.3.22.2 Obtenir l'approbation écrite de l'agent principal de l'éthique avant de faire ce qui suit :
      • 5.3.22.2.1 Accepter une nomination à un conseil d'administration ou un emploi auprès d'entités ou de personnes de l'extérieur avec lesquelles ils ont entretenu des rapports officiels importants, que ce soit directement ou par l'entremise de leurs subalternes, dans l'année précédant leur départ du CNRC; de la fonction publique.
      • 5.3.22.2.2 Faire des représentations au nom d'entités ou de personnes de l'extérieur du CNRC auprès de toute organisation publique avec laquelle ils ont entretenu des rapports officiels importants, que ce soit directement ou par l'entremise de leurs subalternes, dans l'année précédant leur départ du CNRC.
      • 5.3.22.2.3 Conseiller leurs clients, leurs collaborateurs ou leur nouvel employeur, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, sur des programmes, des politiques ou de la propriété intellectuelle du CNRC.
      • 5.3.22.2.4 Solliciter l'approbation écrite de l'agent principal de l'éthique pour toute demande d'annulation ou de raccourcissement de la période de restriction d'un an relative à l'après-mandat.
  • 5.3.23 Les postes désignés susceptibles d'être en conflit d'intérêts pendant la période d'emploi au CNRC et l'après-mandat sont les suivants :
    1. Catégorie de la gestion (MGT)
    2. Approvisionnements — (PG — tous les échelons)
    3. Cadres des finances – (FI-03 et FI-04)
    4. Agents du Conseil de recherches (ACR – tous les échelons)
    5. Agents de recherches (AR – tous les échelons)
    6. Tous les postes relevant directement du dirigeant principal de l'information
    7. Tous les postes relevant directement d'un subalterne direct du dirigeant principal de l'information
    8. Tous les postes du bureau du président
    9. Tous les postes des bureaux de vice-présidents
    10. Tous les postes des bureaux de directeurs généraux ou de directeurs exécutifs

6. Conséquences du non-respect

6.1

Le non-respect des exigences de la présente politique peut entraîner l'imposition de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

7. Définitions

Renseignements sur les recherches ou renseignements scientifiques classifiés ou sensibles
Renseignements sur les recherches ou renseignements scientifiques qui seraient normalement considérés comme étant exemptés de l'obligation de divulgation en application de la Loi sur l'accès à l'information.
Conflits de responsabilités
Un conflit qui se pose, non pas en raison des intérêts personnels d'un employé, mais qui découle d'une ou de plusieurs de ses responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes; par exemple, ces rôles pourraient inclure son emploi principal au CNRC et ses responsabilités dans le cadre d'un rôle externe, qui fait partie de ses fonctions officielles, comme une nomination à un conseil d'administration ou une charge d'un professeur associé.
Conflit d'intérêts
Une situation dans laquelle un employé a des intérêts personnels, y compris un emploi futur, qui pourraient influer indûment sur l'exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle l'employé utilise sa charge publique pour obtenir des gains personnels. Un conflit d'intérêts survient lorsque les intérêts personnels d'un employé influent, semblent influer ou pourrait influer d'une quelconque façon sur sa capacité d'exécuter de manière honnête, juste et objective ses tâches ou d'exercer son jugement dans l'intérêt public.

Cette définition doit être interprétée en tenant compte des distinctions suivantes :

  • un conflit d'intérêts réel est un conflit qui existe au moment présent;
  • un conflit d'intérêts apparent est une situation dans laquelle un observateur raisonnable pourrait percevoir l'existence d'un conflit d'intérêts, que ce soit le cas ou non;
  • un conflit d'intérêts potentiel est une situation dont on pourrait raisonnablement prévoir qu'elle entraînera dans le futur un conflit d'intérêts.
Employé
Ce terme doit être interprété au sens large pour englober tous les employés permanents ou temporaires, en congé autorisé rémunéré ou non rémunéré, de même que les étudiants et les travailleurs supplémentaires.
Propriété intellectuelle
Renseignements ou savoir-faire techniques ou exclusifs, y compris les découvertes scientifiques et techniques de toute nature et sous une forme qui est utile ou susceptible d'être utile et transférable, et qui peut être protégée par la loi au moyen, mais sans s'y limiter, de brevets, de marques de commerce, de droits d'auteur, de dessins et modèles industriels, de topographies de circuits intégrés et de secrets commerciaux.
Personne qui travaille pour le CNRC
Employés et chercheurs invités, y compris travailleurs indépendants et bénévoles qui travaillent à l'intérieur d'une installation du CNRC et qui sont rémunérés par ce dernier d'une manière autre que par un salaire, ou qui travaillent à un projet du CNRC.
Président
Personne nommée en vertu du paragraphe 3(1) de la Loi sur le Conseil national de recherches.

8. Documents de référence

8.1 Lois

8.2 Outils et instruments de politiques pertinents

8.3 Renseignements supplémentaires (liens à rajouter)

9. Demandes de renseignements

9.1

Pour l'interprétation de tout aspect de la présente politique, écrire à COI.NRC@nrc-cnrc.gc.ca.

Annexe A - Directive sur les procédures obligatoires de prévention et de résolution des conflits d'intérêts et des conflits de responsabilités

A.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

A.2 Les procédures de prévention et de traitement des conflits d'intérêts et de responsabilités avant et en cours d'emploi

Les procédures indiquées ci-après précisent les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

En ce qui concerne le paragraphe 5.3.2, « Déterminer, prévenir et résoudre les situations... », les employés doivent prendre les mesures ci‑dessous dans les 60 jours de leur nomination initiale ou d'une nomination, d'une mutation ou d'un transfert subséquent, et chaque fois que des changements importants surviennent dans leur situation personnelle ou leurs obligations officielles, et aussi lorsque l'agent principal de l'éthique leur demande :

  1. Tenir compte de la nature de leurs fonctions et de leurs responsabilités officielles lorsqu'il est question d'emplois ou d'activités, de cadeaux et autres avantages proposés et par rapport à la nature de leurs biens et passifs;
  2. Demander conseil à l'agent principal de l'éthique (ou son remplaçant désigné) à COI.NRC@nrc-cnrc.gc.ca pour établir s'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre l'exercice de leurs fonctions et leurs responsabilités officielles et leurs emplois ou activités externes, leurs relations, les cadeaux et autres avantages proposés ou leurs biens et passifs;
  3. Signaler tout emploi externe actuel ou potentiel, si cela est une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel tel qu'énoncé à l'article A.2.3.2. En cas de doute, faire part de la situation à l'agent principal de l'éthique en remplissant une déclaration de conflit d'intérêts.

Voir l'annexe B, Directive sur les biens et passifs à déclarer,pour plus de renseignements sur la prévention et la gestion des conflits d'intérêts relatifs à des biens ou à des dettes.

Voir l'annexe C, Directive sur les emplois ou activités du CNRC, pour de plus amples indications sur les façons de prévenir et de gérer les conflits d'intérêts soulevés par l'emploi ou les activités à l'extérieur.

Voir l'annexe D, Directive concernant le travail comme professeur associé et la participation au sein de conseils et de comités au nom du CNRC, pour de plus amples indications sur les façons de prévenir et de gérer les conflits d'intérêts soulevés par ces éléments.

Voir l'annexe E, Directive sur les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages,pour de plus amples indications sur les façons de prévenir et de gérer les conflits d'intérêts soulevés par ces éléments.

Voir l'annexe F, Directive sur les relations de travail avec de la parenté ou des associés,pour de plus amples indications sur les façons de prévenir et de gérer les conflits d'intérêts soulevés par ces relations.

Voir l'annexe G, Directive sur les activités de sollicitation et de collecte de fonds, pour de plus amples indications sur les façons de prévenir et de gérer les conflits d'intérêts soulevés par ces activités.

En ce qui concerne le paragraphe 5.3.4, si la situation se pose alors qu'ils ont des responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes, les employés doivent effectuer ce qui suit :

  1. Prendre tous les moyens possibles pour se retirer de la situation de conflit;
  2. Demander l'avis de leur gestionnaire et de l'agent principal de l'éthique (ou son remplaçant désigné);
  3. S'il existe une situation de responsabilités conflictuelles, ou en cas de doute quant à l'existence d'une telle situation, faire part de la situation à leur gestionnaire;

Voir l'annexe D, Directive sur les charges de professeur associé et les mandats au sein de conseils et de comités au nom du CNRC, pour de plus amples indications sur la gestion des conflits de responsabilités.

En ce qui concerne le paragraphe 5.3.7, avant de participer à des activités politiques, les employés doivent faire ce qui suit :

  1. Tenir compte de la compatibilité de ces activités avec leurs fonctions et responsabilités officielles;
  2. Demander l'avis de l'agent principal de l'éthique (ou son remplaçant désigné) pour déterminer s'il existe une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre l'exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles et l'activité politique envisagée;
  3. En présence d'un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou s'ils se demandent si une telle situation existe, signaler la situation à l'agent principal de l'éthique en remplissant une déclaration de conflit d'intérêts, conformément aux procédures établies.

Procédures de protection des renseignements de nature sensible et de la propriété intellectuelle

En ce qui concerne le paragraphe 5.3.11, les employés ont les devoirs suivants :

  1. Protéger la propriété intellectuelle et les renseignements personnels des clients conformément aux lois et politiques qui régissent la gestion et la protection de l'information, notamment la Politique de gestion de la propriété intellectuelle du CNRC, la Loi sur le droit d'auteur, la Loi sur la protection de l'information, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  2. Se conformer aux obligations de confidentialité qui figurent dans les ententes conclues par le CNRC avec ses clients et collaborateurs, et ne divulguer aucune propriété intellectuelle ni aucun renseignement confidentiel à des tiers ou à des personnes qui n'ont aucun besoin légitime d'être mis au courant, sauf si le client ou collaborateur et le gestionnaire du CNRC l'ont autorisé par écrit à le faire;
  3. Protéger les renseignements sensibles et s'astreindre à utiliser, à traiter, à stocker ou à manipuler les renseignements protégés ou classifiés uniquement aux fins précisées par le CNRC et conformément aux privilèges qui leur ont été accordés en vertu du filtrage de sécurité. Il est strictement interdit de retirer, cacher, modifier, tronquer, copier, éliminer, falsifier ou rendre public tout renseignement, document ou dossier de nature sensible, ou encore d'inciter une autre personne à le faire, sans y avoir été expressément autorisée par son superviseur, à moins que cela ne fasse partie des fonctions officielles de l'employé au CNRC et conformément aux privilèges qui lui ont été accordés en vertu du filtrage de sécurité. Pour les mesures appropriées à prendre pour la gestion de renseignements de nature particulière, les employés sont encouragés à demander conseil à leur superviseur;
  4. Observer la Loi sur les inventions des fonctionnaires et la Politique de gestion de la propriété intellectuelle du CNRC et les pratiques qui s'y rapportent indiquant que toute propriété intellectuelle créée par un employé du CNRC dans l'exercice de ses fonctions ou de son emploi ou au moyen des installations, de l'équipement et de l'aide financière fournis par le CNRC ou au nom de celui-ci, appartient à l'État canadien. Les employés du CNRC sont par ailleurs tenus de déposer une déclaration d'invention en ligne (intranet seulement), peu importe le lieu ou la méthode de conception utilisée, et ce, même si l'invention a vu le jour pendant un congé rémunéré ou non.
  5. Lorsqu'il travaille dans un contexte international, l'employé du CNRC doit s'efforcer de maintenir son professionnalisme et sa loyauté envers le CNRC et le gouvernement du Canada dans ses relations avec des représentants d'autres États et d'organisations internationales, et être conscient de sa responsabilité de protéger la propriété intellectuelle et les renseignements sensibles. Avant de voyager à l'extérieur du Canada pour des raisons professionnelles, l'employé du CNRC devrait communiquer avec la Direction de la sécurité afin d'obtenir une séance d'information sur les mesures de sécurité à prendre dans ces circonstances.

Procédures de prévention et de traitement des conflits d'intérêts et de responsabilités pendant la période d'après-mandat

En ce qui concerne les paragraphes 5.3.21 et 5.3.2, les employés et anciens employés du CNRC doivent :

  1. Discuter du risque possible de conflit d'intérêts pendant leur après-mandat avec leur gestionnaire ou ancien gestionnaire, qui demandera l'avis de l'agent principal de l'éthique (ou de son remplaçant désigné);
  2. si le risque est confirmé, en faire part par écrit à l'agent principal de l'éthique, et
  3. pour demander une annulation ou une réduction de la période de restriction d'un an relative à l'après-mandat, inclure dans la demande à tout le moins les renseignements suivants :
    • les circonstances dans lesquelles ils quittent ou ont quitté leur emploi au CNRC;
    • la nature de leurs relations avec leur nouvel employeur avant leur départ du CNRC;
    • leurs perspectives générales d'emploi;
    • l'importance que le CNRC attache aux renseignements qu'ils détenaient dans le cadre de leur poste ou de leur ancien poste au sein du CNRC;
    • l'intérêt de transférer rapidement au secteur privé, à d'autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux, leurs connaissances et compétences;
    • la mesure dans laquelle leur nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial ou privé indu de la situation;
    • le pouvoir et l'influence qu'ils possédaient du temps où ils travaillaient au CNRC.

A.3 Procédures de déclaration d'un conflit d'intérêts

Le Formulaire de conflit d'intérêts est soumis à l'agent principal de l'éthique.

A.4 Demandes de renseignements

Les employés peuvent consulter l'agent principal de l'éthique du CNRC (ou son remplaçant désigné) au sujet du processus de déclaration en écrivant à COI.NRC@nrc-cnrc.gc.ca.

Annexe B - Directive sur les biens et les passifs à déclarer

B.1 Date d'entrée en vigueur

B.1.1 La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

B.2 Biens à déclarer et des exigences

La présente directive apporte des précisions sur les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

Les employés doivent évaluer régulièrement et avec soin si leurs biens et passifs doivent être déclarés pour prévenir les conflits d'intérêts. Ils doivent pour cela tenir compte de la nature de leurs fonctions et de leurs responsabilités officielles par rapport à la nature de leurs biens et passifs. En cas de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre les fonctions officielles et les biens et passifs évalués, ils doivent remplir une déclaration d'un conflit d'intérêts.

Les listes des biens qui doivent être déclarés et des biens exemptés ne sont pas exhaustives. En cas de doute, consulter un conseiller en gestion de conflit d'intérêts en écrivant à COI.NRC@nrc-cnrc.gc.ca.

Biens à déclarer

La liste suivante renferme des exemples de biens et de passifs qui doivent être obligatoirement déclarés au moyen d'un formulaire de déclaration de conflit d'intérêts s'ils présentent ou peuvent représenter un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

  1. Les valeurs cotées en bourse de sociétés et de gouvernements étrangers, de même que les REER et les REEE autogérés qui comprennent de tels titres lorsque ces derniers sont détenus directement plutôt que comme unités de fonds communs de placement.
  2. Les participations dans une société en nom collectif, une entreprise individuelle, une coentreprise, une société fermée ou une entreprise familiale et, en particulier, dans une société ou une entreprise qui possède ou contrôle des actions de sociétés ouvertes, ou qui pourrait faire des affaires avec le gouvernement.
  3. Les propriétés agricoles exploitées à des fins commerciales.
  4. Les biens immobiliers qui ne servent pas à l'usage personnel de l'employé, ou à l'usage des membres de sa famille.
  5. Les marchandises, les contrats à terme et les devises étrangères détenus ou négociés à des fins de spéculation.
  6. Les biens placés en fiducie ou découlant d'une succession dont l'employé est bénéficiaire.
  7. Les prêts, garantis ou non, accordés à des personnes autres que les membres de la famille immédiate de l'employé.
  8. Propriété intellectuelle, renseignements ou savoir-faire techniques ou exclusifs.
  9. Tout autre bien ou dette qui pourrait donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel en raison de la nature particulière des fonctions officielles de l'employé.
  10. Les passifs directs et éventuels relatifs aux biens mentionnés dans la présente section.

Biens exemptés

Les biens et intérêts suivants à l'usage personnel des employés et de membres de leurs familles, ainsi que les biens de nature non commerciale, ne sont pas visés par les mesures de déclaration obligatoire. Ces biens comprennent :

  1. le domicile principal ou secondaire et les propriétés agricoles, réservés à l'usage personnel de l'employé ou de sa famille;
  2. les articles ménagers et les effets personnels;
  3. les œuvres d'art, les meubles et objets anciens et les objets de collection;
  4. les automobiles et autres moyens de transport personnels;
  5. les liquidités et les dépôts;
  6. les obligations d'épargne du Canada et autres titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes de celui-ci;
  7. les régimes enregistrés d'épargne-retraite (REER) et les régimes enregistrés d'épargne-études (REEE) qui ne sont pas autogérés;
  8. les investissements dans des sociétés d'investissement à capital variable;
  9. les certificats de placements garantis et les instruments financiers du même genre;
  10. les rentes et les polices d'assurance-vie;
  11. les droits à pension;
  12. les créances à recouvrer d'un ancien employeur, client ou associé qui ne font pas affaire soit présentement ou potentiellement avec le CNRC;
  13. les prêts personnels consentis par l'employé aux membres de sa famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d'autres personnes;
  14. les prêts étudiants et les bourses d'études accordés par des programmes gouvernementaux.

Annexe C - Directive sur les emplois ou activités externes

C.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

C.2 Emplois ou activités externes

La présente directive précise les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

Les employés peuvent occuper un emploi ou participer à des activités à l'extérieur du CNRC, à la condition que cet emploi ou ces activités ne risquent pas d'entraîner un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel ou de compromettre l'impartialité du CNRC ou leur objectivité, comme il est prescrit aux paragraphes 5.3.3 et 5.3.5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

La directive a pour objet de donner aux employés et aux gestionnaires les moyens de prévenir et de gérer les conflits d'intérêts, lorsque les employés entreprennent un emploi ou des activités externes liés aux activités et aux ressources du CNRC. La présente directive précise les exigences que doivent respecter les employés, les facteurs à tenir compte pour reconnaître les situations de conflits d'intérêts, les approbations nécessaires et les mesures qui peuvent être prises pour gérer les risques de conflits d'intérêts.

On encourage les employés à demander conseil auprès de l'agent principal de l'éthique ou à un conseiller en gestion de conflits d'intérêts. Pour ce faire, il suffit d'écrire à COI.NRC@nrc-cnrc.gc.ca  avant d'accepter d'occuper un emploi ou de participer à des activités externes si cet emploi ou ces activités sont susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou de compromettre l'impartialité du CNRC ou de l'administration publique fédérale, ou encore, l'objectivité de l'employé.

L'annexe D donne des orientations sur les situations dans lesquelles un employé prend part à une activité extérieure dans le cadre de ses fonctions officielles, comme siéger à un conseil ou remplir une charge de professeur associé.

C.3 Définitions

« Emploi extérieur »
s'entend d'un emploi qui donne droit à une compensation financière ou d'une autre nature qui ne fait pas partie des fonctions officielles de l'employé au CNRC et qui peut notamment comprendre les situations suivantes :
  • occuper un emploi extérieur pendant un congé autorisé;
  • occuper un emploi extérieur pendant une entente d'échange ou un détachement;
  • être propriétaire d'une entreprise privée;
  • remplir un mandat d'expert-conseil;
  • occuper un emploi secondaire.
« Emploi extérieur »
s'entend d'un emploi qui donne droit à une compensation financière ou d'une autre nature qui ne fait pas partie des fonctions officielles de l'employé au CNRC et qui peut notamment comprendre les situations suivantes :
  • Siéger à un comité de sélection
  • Siéger à un conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif
  • Servir d'assistant de recherche
  • Occuper une charge de professeur associé qui n'est pas considérée comme faisant partie des fonctions officielles de l'employé aux termes de l'annexe D
  • Prendre part à une activité aux côtés de clients, de collaborateurs ou de fournisseurs de services du CNRC

C.4 Déclarations de conflits d'intérêts

Conformément à la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et aux procédures énoncées à l'annexe A, les employés doivent faire part de toutes situations d'emploi externe, présent ou envisagé, à l'agent principal de l'éthique en soumettant une déclaration de conflit d'intérêts.

Pour les activités externes, les employés doivent tenir compte de la nature de leurs fonctions et de leurs responsabilités officielles dans le contexte de leurs activités externes. Ils doivent demander l'avis de l'agent principal de l'éthique (ou de son remplaçant désigné) pour établir s'il existe une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre l'exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles et leurs activités externes.

S'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, par rapport à l'activité externe, ou s'il y a un doute quant à l'existence d'une telle situation, l'employé doit en faire part à l'agent principal de l'éthique en soumettant une déclaration de conflit d'intérêts.

Questions à se poser pour déterminer les situations de conflits d'intérêts dans le contexte d'un emploi ou d'activités externes :

  1. Une partie indépendante raisonnable aurait-elle raison de croire que vous détenez un accès privilégié à des renseignements de nature scientifique, technique ou commerciale, à des listes de clients, à de la propriété intellectuelle ou à des renseignements sur le marché qui pourraient vous être utiles dans votre emploi extérieur ou être utiles à une tierce partie ayant des liens avec l'activité extérieure à laquelle vous prenez part?
  2. Exercez-vous des responsabilités de supervision ou avez-vous accès, au CNRC même ou à distance, à de l'équipement, à des systèmes de technologie de l'information, à de la propriété intellectuelle ou à d'autres ressources qui pourraient vous être utiles dans votre emploi extérieur ou être utiles à une tierce partie ayant des liens avec l'activité extérieure à laquelle vous prenez part?
  3. Vous serait-il possible d'exercer une influence sur vos collègues ou des gestionnaires, d'orienter des recommandations ou de prendre des décisions de manière à favoriser votre emploi à l'extérieur ou une tierce partie ayant des liens avec l'activité extérieure à laquelle vous prenez part?
  4. Dans le cadre de vos fonctions, avez-vous des rapports avec des clients du CNRC ou d'autres parties qui ont aussi des interactions avec votre autre employeur ou une tierce partie ayant des liens avec l'activité externe à laquelle vous prenez part?
  5. Votre emploi ou vos activités à l'extérieur pourraient-ils vous amener à conclure un ou plusieurs contrats ou collaborations avec le CNRC?
  6. Votre emploi ou votre activité externes supposent-ils que vous recevrez un avantage direct ou indirect du CNRC et distinct de votre emploi régulier au CNRC?
  7. Est-ce que l'un des groupes du CNRC pourrait fournir le service ou le produit en cause?
  8. Est-ce que l'emploi ou l'activité externe est lié à vos fonctions professionnelles au CNRC?

C.5 Exigences à respecter relativement aux emplois ou activités externes

Les employés du CNRC qui ont été autorisés à accepter un emploi ou à prendre part à des activités à l'extérieur ayant des liens avec le CNRC doivent observer les mesures suivantes pour éviter de se mettre en situation de conflits d'intérêts :

  1. S'abstenir de communiquer des renseignements commerciaux confidentiels ou de la propriété intellectuelle qui appartiennent au CNRC.
  2. S'abstenir d'occuper un emploi ou de prendre part à des activités externes durant leurs heures de travail au CNRC ou d'utiliser des biens du CNRC sans y avoir été préalablement autorisés par un représentant officiel du CNRC.
  3. Se retirer des discussions, prises de décision, débat ou votes qui entreraient en conflit avec leurs fonctions officielles au CNRC.
  4. Faire état de leur biais si les intérêts du CNRC influent de manière indirecte sur les discussions menées par une tierce partie et demander conseil au comité ou au conseil d'administration concerné dans ces situations.
  5. Demander que les mesures de prévention de conflit susmentionnées, comme la déclaration de biais ou le retrait des discussions, lorsqu'elles sont prises, soient consignées officiellement dans les documents pertinents, comme les procès-verbaux ou les comptes rendus, le cas échéant.
  6. N'accepter que les marques d'hospitalité qui ont une valeur minime et qui sont offertes à de rares occasions conformément aux règles de courtoisie ou au protocole et refuser tout cadeau ou toute autre marque de reconnaissance à l'encontre des règles de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

C.6   Approbations

Outre l'obligation qui lui est faite en vertu de l'article C.4 de déclarer tout conflit d'intérêts éventuel, l'employé du CNRC est tenu d'obtenir l'approbation préalable de son superviseur et de la haute direction avant d'accepter un des emplois ou activités externes énumérés ci-dessous. Ce processus a pour objet de détecter et de gérer de manière proactive les éventuels conflits entre les intérêts du CNRC et ceux de l'employé liés à l'emploi ou aux activités externes en question. Il permet aussi à la haute direction et aux superviseurs de s'acquitter de leurs responsabilités de gérer efficacement les conflits d'intérêts et les obligations potentielles de l'employé pendant ses heures de travail. Voici les approbations requises dans un certain nombre de situations :

  • Emploi externe
    • Directeur général ou le Directeur exécutif
  • Siège au conseil d'administration d'une entreprise privée
    • Généralement interdit. Cela nécessite l'approbation du vice-président responsable.
  • Siège au sein d'un comité consultatif d'une entreprise privée
    • Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du vice-président responsable.
  • Siège au conseil d'administration d'une association ou d'un organisme à but non lucratif qui a des rapports avec le CNRC ou l'administration publique fédérale ou qui pourrait en avoir.
    • Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du vice-président responsable.
  • Siège au sein d'un comité consultatif d'une association ou d'un organisme à but non lucratif qui a des rapports avec le CNRC ou l'administration publique fédérale ou qui pourrait en avoir.
    • PARI : Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du vice-président responsable.
    • Autres employés du CNRC : Sur recommandation du superviseur de l'employé, et avec l'approbation du directeur général responsable.
  • Charge de professeur associé selon le paragraphe. C.2
    • PARI : Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, ceci nécessite l'approbation du vice-président responsable.
    • Autres employés du CNRC : Sur recommandation du superviseur de l'employé, ceci nécessite l'approbation du directeur général responsable.
    • Si la charge du professeur associé donne lieu à une rémunération, ceci nécessite l'approbation écrite de l'agent principal de l'éthique après la recommandation du directeur général.

C.7 Mesures possibles de gestion des risques de conflit d'intérêts liés à un emploi ou activités externes

Avant d'autoriser un employé à accepter un emploi ou à participer à des activités extérieures malgré les conflits d'intérêts possibles, le CNRC peut recommander ou imposer la prise de mesures d'atténuation des risques qui tiennent compte des pouvoirs et des responsabilités de supervision ou de gestion de l'employé.

Voici des exemples de mesures d'atténuation possibles :

  1. L'employé et son superviseur garantissent que tout emploi ou toutes activités externes ne nuiraient aucunement à l'exercice des fonctions courantes de l'employé au CNRC.
  2. L'employé ne représente pas le CNRC dans ses relations d'affaires avec son employeur externe ou avec les concurrents de ce dernier.
  3. L'employé ne représente pas l'entreprise qui l'emploie ni toute autre entité dans ses rapports avec le CNRC
  4. L'employé ne fait pas de publicité ni ne sollicite de clients auprès d'entreprises extérieures en leur remettant des cartes professionnelles, des brochures ou d'autres documents pendant qu'il s'acquitte de ses fonctions officielles au CNRC.
  5. L'employé s'abstient d'utiliser son titre officiel et sa relation avec le CNRC dans les documents de marketing de l'entreprise et dans les réseaux sociaux.
  6. L'employé se récuse de lui-même des discussions et de la prise de décisions au CNRC qui mettent en cause son employeur externe et les concurrents de cet employeur, même si cela limite leur clientèle.
  7. L'employé informe les tierces parties, à l'interne ou à l'externe, de son emploi ou ses activités externes chaque fois que ces personnes ont besoin de connaître la situation, ce besoin de savoir est à la discrétion de la direction du CNRC.
  8. L'employé s'abstient d'utiliser les biens et les ressources du CNRC qui sont susceptibles de contenir des secrets commerciaux, ou des renseignements financiers, scientifiques ou techniques ou encore de la propriété intellectuelle concernant son autre employeur ou des concurrents de cet employeur.
  9. Le CNRC conclut un accord financier ou un accord de collaboration pour encadrer l'utilisation des ressources du CNRC par l'employé dans son emploi ou ses activités externes lorsque cela est nécessaire, y compris dans le cadre d'une charge de professeurs auxiliaire.
  10. L'employé et son superviseur prennent des mesures pour éviter que l'utilisation d'équipement, de systèmes ou de ressources du CNRC puisse être associée à l'emploi ou les activités externes considérés.
  11. L'employé communique tous les renseignements pertinents à la direction pendant une période d'essai ou sur une base continue.
  12. L'employé s'abstient de superviser du personnel ou des étudiants qui prennent part à des activités effectuées pour le compte d'un client, d'un collaborateur ou d'un fournisseur du CNRC.
  13. À la demande du CNRC, l'employé met fin à son emploi ou à ses activités extérieurs ou prend un congé sans solde le temps nécessaire pour poursuivre ces occupations.

Annexe D - Directive concernant le travail comme professeur associé et la participation au sein de conseils et de comités au nom du CNRC

D.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

D.2 Emplois et activités externes

La présente directive précise les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

La directive a pour objet de donner aux employés et aux gestionnaires les moyens de prévenir et de gérer les conflits d'intérêts lorsqu'ils occupent un emploi ou prennent part à des activités à l'extérieur pour le compte du CNRC dans le cadre de leurs fonctions officielles. Elle précise les exigences que doivent observer les employés pour remplir une charge de professeur associé ou un mandat au sein d'un comité et d'un conseil d'administration, dans le cadre de leurs fonctions officielles, ainsi que les approbations nécessaires dans ces circonstances.

On encourage les employés à demander conseil à l'agent principal de l'éthique ou à un conseiller en gestion de conflits d'intérêts à COI.NRC@nrc-cnrc.gc.ca avant d'accepter d'occuper un emploi ou de participer à des activités à l'extérieur.

L'annexe C donne des orientations aux employés du CNRC qui considèrent des emplois ou des activités externes, en marge de leurs fonctions officielles au CNRC, dans des organisations externes.

D.3 Définition

Conflit de responsabilités La participation à des activités extérieures au nom du CNRC peut parfois donner lieu à un « conflit de responsabilités ». Une telle situation survient lorsqu'un employé exerce des responsabilités officielles concomitantes et concurrentes dans un poste externe, comme siéger à un comité ou à un conseil d'administration extérieur pour y représenter le CNRC.

D.4 Déclarations de conflits d'intérêts

Pour remplir un mandat au sein d'un comité ou d'un conseil d'administration au nom du CNRC, il n'est pas nécessaire de soumettre une déclaration de conflits d'intérêts dans la mesure où les lignes directrices formulées ci-dessous sont respectées. Les employés peuvent néanmoins le faire ou encore demander conseil par écrit à l'agent principal de l'éthique (ou son remplaçant désigné) à Conflits d'intérêts/Conflicts of interest (NRC/CNRC) pour d'autres conseils.

D.5 Après avoir accepté une nomination

Les employés du CNRC qui acceptent une nomination dans le cadre de leurs fonctions officielles doivent respecter les règles suivantes :

  • n'accepter que les marques d'hospitalité qui ont une valeur minime et qui sont offertes à de rares occasions conformément aux règles de courtoisie ou au protocole et refuser tout cadeau ou toute autre marque de reconnaissance de service à l'encontre des règles de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts;
  • s'abstenir de communiquer des renseignements commerciaux confidentiels ou de la propriété intellectuelle qui appartiennent au CNRC, et respecter les pratiques établies par le CNRC;
  • ne pas utiliser leur appartenance à une entité extérieure pour exercer une influence sur la prise de décisions afin de servir des intérêts personnels;
  • communiquer ces règles à l'organisation concernée.

D.6 Durant les réunions

Les employés du CNRC qui remplissent des mandats extérieurs dans le cadre de leurs fonctions officielles au CNRC, comme il est décrit ci-dessous, doivent :

  • se retirer des discussions, prises de décision, débat ou votes qui entreraient en conflit avec leurs fonctions officielles au CNRC;
  • déclarer le conflit si les intérêts du CNRC influent de manière indirecte sur les discussions menées par une tierce partie et demander conseil au comité ou au conseil d'administration concerné dans ces situations;
  • demander que les mesures de prévention de conflit susmentionnées, comme la déclaration de conflit ou le retrait des discussions, lorsqu'elles sont prises, soient consignées officiellement dans les documents pertinents, comme les procès-verbaux ou les comptes rendus, le cas échéant;

D.7 Approbations

L'employé, son superviseur et les autres représentants de la direction (comme il est indiqué ci-dessous) doivent approuver l'activité proposée une fois qu'ils ont confirmé que l'organisation responsable possède un cadre de gouvernance robuste, notamment un mandat et des rôles biens définis, un soutien administratif et des processus utilisés à cette fin précise, et, lorsque cela est approprié, des assurances ou d'autres dispositions afin de restreindre la responsabilité des participants.

Vu la charge imposée sur l'emploi du temps de l'employé, les risques de conflits d'intérêts organisationnels et les obligations fiduciaires engendrés par la participation aux affaires d'entités de l'extérieur, les employés doivent obtenir l'approbation par écrit de leur superviseur et des représentants de la haute direction comme suit :

Siège au conseil d'administration d'une entreprise privée

  • Généralement interdit. Cela nécessite l'approbation du président et seulement possible à ces conditions.

Siège à un comité consultatif d'une entreprise privée

  • Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du vice-président responsable.

Siège au conseil d'administration d'une association ou d'un organisme à but non lucratif

  • Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du vice-président responsable.

Siège à un comité consultatif d'une association ou d'un organisme à but non lucratif

  • PARI : Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du vice-président responsable.
  • Autres employés du CNRC : Sur recommandation du superviseur de l'employé, et avec l'approbation du directeur général responsable.

Charge de professeur auxiliaire

  • PARI : Sur recommandation du directeur général et du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du vice-président responsable.
  • Autres employés du CNRC : Sur recommandation du superviseur de l'employé, nécessite l'approbation du directeur général responsable.
  • Si la charge donne lieu à une rémunération, nécessite l'approbation écrite de l'agent principal de l'éthique sur recommandation du directeur général.

D.8 Charge de professeur associé

Le CNRC reconnaît les éventuels avantages et retombées favorables pour l'organisation et le milieu de la recherche de façon plus large que peuvent avoir les contributions de ses employés à l'enseignement et à la recherche dans les universités, les établissements d'enseignement postsecondaires et les autres organismes de recherche. Ces contributions prennent souvent la forme de charges de professeur associé.

Les professeurs associés peuvent accomplir une diversité de tâches, par exemple : superviser des stages, des projets de recherches ou des thèses; gérer des projets ou des fonds pour l'université qui les emploie; et donner des cours, des séminaires ou des ateliers. Ils peuvent superviser des étudiants des cycles supérieurs, prendre part à des projets de recherche en collaboration, faire partie d'un comité de thèse, être membres d'un jury de soutenance de thèse ou assurer la lecture de thèses avant leur dépôt. Un employé du CNRC qui assure une tâche d'enseignement en dehors de ses fonctions officielles, mais qui n'est pas un professeur associé, est assujetti à l'annexe C, Directive sur les emplois ou activités.

Il importe de souligner que les responsabilités liées à une charge de professeur associé peuvent engendrer des situations de conflits d'intérêts pour les employés du CNRC. En plus de devoir obtenir les approbations nécessaires décrites au paragraphe D.4.4 avant d'accepter une charge de professeur associé en marge de leurs fonctions officielles, les employés du CNRC doivent demander conseil à leur gestionnaire et à l'agent principal de l'éthique (ou son remplaçant désigné) sur les façons de prévenir, de gérer et de résoudre les conflits d'intérêts que peut soulever la charge considérée.

Les employés qui remplissent des charges de professeur associé doivent prêter une attention particulière à la protection des renseignements sensibles et de la propriété intellectuelle du CNRC et de ses clients conformément aux procédures décrites au paragraphe A.2.6 de l'annexe A. Ils devraient notamment demander à la Direction de la sécurité, des instructions au sujet des mesures de sécurité à respecter avant leurs déplacements à l'extérieur du Canada.

Exemples de situations de conflits d'intérêts que peut engendrer une charge de professeur associé :

Déplacement pour assister à des congrès

  • Obtenir le remboursement de leurs frais de déplacement et d'hébergement de la part d'une université qui souhaite l'aide financière du CNRC ou collaborer avec lui. Consulter le paragraphe E.6 de l'annexe E pour en avoir plus sur les règles concernant les déplacements subventionnés par des tiers.

Traitement préférentiel

  • Embaucher un étudiant universitaire que l'employé a supervisé à titre de professeur associé pour un emploi au CNRC.
  • Relations avec des étudiants ou des collaborateurs (qu'il s'agisse de proches ou d'associés).

Accès à des renseignements sensibles ou de la propriété intellectuelle

  • Avoir accès à des renseignements sensibles ou de la propriété intellectuelle qui appartiennent au CNRC ou à une entreprise privée susceptible de profiter d'un projet de recherche universitaire.

Exigences contractuelles

  • Signer un contrat à titre de professeur associé qui impose à l'employé du CNRC une obligation qui est contraire aux intérêts du CNRC.

Rémunération – services rémunérés ou non (contrats)

  • Toucher une rémunération versée par une université ou avoir le pouvoir de recommander ou d'approuver la distribution de fonds pour ce même établissement.

Utilisation des ressources du CNRC

  • Devoir faire usage des ressources du CNRC pour mener un projet universitaire.

Responsable de projet pour le compte d'une université

  • Devoir à la fois servir les intérêts de l'université qui l'embauche et ceux du CNRC.

Annexe E - Directive sur les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages

E.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

E.2 Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages

La présente directive précise les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

Les employés du CNRC doivent faire preuve de jugement pour éviter les situations de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. Pour ce faire, ils doivent tenir compte des critères suivants en ce qui touche l'acceptation de cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages, et en respectant le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, le Code de conduite du CNRC et la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

E.3 Acceptation

Les employés ne peuvent accepter un cadeau, une marque d'hospitalité, ni tout autre avantage de toute nature qui risque d'avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur leur objectivité dans l'exécution de leurs tâches et responsabilités officielles, ou qui pourrait les placer dans une situation d'obligation envers le donateur. Cela inclut l'admission gratuite ou à prix réduit à des événements sportifs ou culturels, la participation à des conférences ou des déplacements gratuits ou à prix réduit.

Les employés doivent aviser leur gestionnaire lorsqu'on leur offre un cadeau, une marque d'hospitalité ou d'autres avantages d'une valeur de plus de $25.00.

Bien que l'on s'attende normalement à ce que les employés refusent les cadeaux, les marques d'hospitalité ou d'autres avantages qui leur sont offerts, il leur est possible de les accepter si les conditions suivantes sont respectées :

  • Ils sont de valeur minime et la situation se produit rarement. Ils sont d'une valeur en dessous de $25.00, tels que des objets promotionnels de peu de valeur ou des souvenirs sans valeur monétaire;
  • Ils sont conformes aux règles de la courtoisie, de l'hospitalité ou du protocole, surtout dans un contexte originaire ou de relations internationales.
  • Ils s'inscrivent dans le cadre d'activités ou d'événements en rapport avec des responsabilités officielles.
  • Ils ne compromettent pas, ni même ne semblent compromettre leur intégrité, ni celle du CNRC de quelque manière.

En cas de doute, il est recommandé de refuser le cadeau, la marque d'hospitalité ou l'avantage offert.

Mise en garde

Le fait de solliciter ou d'accepter une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque nature que ce soit d'une personne ou d'une organisation qui traite avec le gouvernement du Canada sans avoir obtenu l'autorisation par écrit du président du CNRC ou de son délégué constitue une infraction en vertu du Code criminel et un manquement grave à la présente politique. Cela peut même être assimilé à de la corruption.

E.4 Lorsqu'il est impossible de refuser un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre avantage

Lorsqu'il lui est impossible de refuser un cadeau, une marque d'hospitalité ou un avantage qui ne répondent pas aux critères d'acceptabilité précités, ou lorsque l'on estime qu'il est suffisamment avantageux pour le CNRC d'accepter certaines marques d'hospitalité, l'employé doit demander conseil à son gestionnaire ou à l'agent principal de l'éthique. L'employé est alors tenu de déclarer sans tarder le cadeau, la marque d'hospitalité ou l'avantage reçu et de demander conseil par écrit sur la marche à suivre dans les circonstances (p. ex., accepter le cadeau au nom du CNRC, accepter le cadeau et le remettre à un organisme de charité, etc.) L'agent principal de l'éthique et les conseillers en gestion de conflits d'intérêts seront de bons conseils dans ces situations.

E.5 Honoraires

Un employé qui participe à un événement dans l'exercice de ses fonctions officielles (à titre de conférencier, comme participant à une table ronde, etc.) ne doit accepter aucuns honoraires, de quelque nature que ce soit, que sa prestation s'effectue dans les heures normales de travail ou non.

E.6 Déplacements aux frais d'une tierce partie

Dans l'exercice de leurs fonctions officielles, les employés peuvent se faire offrir le remboursement de leurs frais de déplacement par une tierce partie dans le cadre de collaboration ou pour assister à une conférence à titre de conférencier ou de participant.

Un employé doit informer son gestionnaire si une tierce partie lui offre de payer ou de rembourser des frais de déplacement qu'il doit engager. Les gestionnaires sont encouragés à demander l'avis d'un conseiller en conflit d'intérêts afin de s'informer si l'offre de remboursement des frais de déplacement  doit être acceptée ou non.  La situation sera analysée afin de déterminer si l'employé est dans une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou si la situation pourrait donner lieu à une apparence d'avoir une influence sur l'objectivité de l'employé dans l'exécution de ses fonctions officielles.  Les employés doivent s'assurer que s'ils acceptent l'offre, celle-ci ne contrevient d'aucune façon en terme légal, financier ou de conditions des politiques.

Les offres de remboursement de frais de déplacement sont par ailleurs inacceptables lorsque :

  • elles constitueraient un avantage personnel direct accordé par une tierce partie;
  • l'offre a été sollicitée;
  • la tierce partie est un fournisseur ou un collaborateur actuel ou éventuel du CNRC;
  • la tierce partie fait activement du lobbyisme auprès du CNRC;
  • la tierce partie reçoit des subventions ou des contributions du CNRC, sauf si les frais en question sont visés par un accord de partage de coûts conclu entre le CNRC et l'organisation.

Si la direction du CNRC estime que la participation à l'événement peut être avantageuse pour l'employé et créer des retombées pour l'organisation, du financement devrait normalement être identifié pour couvrir les frais de déplacement.

Les questions à considérer et le processus de déclaration sont décrits dans l'organigramme suivant pour les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages.

Organigramme concernant les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages
Organigramme concernant les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages
Figure 1 - Version textuelle

Le diagramme décrit le processus à suivre lorsque des cadeaux, des marques d'hospitalités ou autres avantages sont offerts à un employé.

  1. Est-ce que la marque d'hospitalité, le cadeau ou tout autre avantage est offert ou obtenu d'une tierce partie dans le cadre d'un protocole d'échange international ou autochtone?

    Dans l'affirmative,

    • L'offre doit être déclarée à votre gestionnaire.
    • Votre gestionnaire et/ou le conseiller principal en conflits d'intérêtsvous recommanderont les procédures à suivre.
  2. Si ce n'est pas le cas et que vous entretenez une relation officielle (financière ou de collaboration) avec le donateur, l'offre doit être refusée et l'objet doit être rendu au donateur avec des explications sur les restrictions imposées par la Politique sur les conflits d'intérêt du CNRC.
  3. S'il ne s'agit pas d'un protocole d'échange international ou autochtone et que vous n'avez pas de relation officielle avec le donateur, mais que l'organisation traite avec le CNRC, vous devez:
    • Discuter de l'offre avec votre gestionnaire.
    • Considérer que l'offre ne doit pas :
      • compromettre votre intégrité ni celle du CNRC
      • nuire ou donner l'impression de nuire à votre objectivité ou à votre impartialité dans l'exécution de vos fonctions officielles
      • mettre votre service en position d'obligation envers le donateur
  4. S'il ne s'agit pas d'un protocole d'échange international ou autochtone et que le donateur n'est pas un collaborateur actuel ou potentiel du CNRC:
    • Discuter de l'offre avec votre gestionnaire.
    • Considérer que l'offre ne doit pas :
      • compromettre votre intégrité ni celle du CNRC
      • nuire ou donner l'impression de nuire à votre objectivité ou à votre impartialité dans l'exécution de vos fonctions officielles
      • mettre votre service en position d'obligation envers le donateur
  5. Si vous n'avez pas de relation officielle avec le donateur telle que décrite aux points 3 et 4:
    • Après avoir consulté l'agent principal responsable de l'éthique, votre gestionnaire considère que l'objet offert a une valeur minime et que l'offre respecte les règles usuelles de courtoisie énoncées dans la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.
    • Si tel est le cas, l'offre peut être acceptée.
    • Si l'offre est fréquente ou que votre gestionnaire estime qu'elle ne respecte pas les règles normales de courtoisie selon la Politique sur les conflits d'intérêts du CNRC, l'offre doit être refusée ou retournée, accompagnée d'une explication sur les restrictions imposées par la Politique sur les conflits d'intérêts du CNRC.
 

Directive sur le travail avec de la parenté ou des associés

F.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

F.2 Travail avec de la parenté ou des associés

La présente directive précise les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

La présente directive donne des indications aux gestionnaires et aux employés sur la façon de gérer des situations ou dans l'exercice de leurs fonctions officielles ils ont à gérer le travail de la parenté ou des associés, selon les définitions données au paragraphe F.4.

F.3 Définitions

Le mot « parenté »
s'entend de toutes les personnes liées à l'employé par les liens du sang, de l'adoption ou du mariage. Sont notamment considérés comme un parent d'une personne, son père, sa mère, son épouse ou son époux, son conjoint de fait reconnu légalement, son frère, sa sœur, son fils, sa fille, son gendre, sa bru, son oncle, sa tante, son cousin ou sa cousine, son neveu, sa nièce et les membres de la famille immédiate de son époux ou de son épouse ainsi que ses enfants adoptifs.
Le mot « associé »
s'entend des personnes liées à l'employé du fait de liens de circonstance ou de tout autre rapport, par exemple, les relations d'affaires ou professionnelles, les connaissances du fait d'intérêt commun, les relations sociales ou amoureuses, les amitiés ou tout autre lien qui peut être préjudiciable à ses relations de travail ou à ses fonctions officielles.

F.4 Exigences

Les employés du Conseil national de recherches du Canada (CNRC) doivent déployer tous les efforts nécessaires pour éviter les situations de conflit d'intérêts ou les situations qui donnent la perception qu'une personne ou une entité puisse profiter d'une attention particulière ou bénéficier d'un traitement préférentiel.

Les gestionnaires et employés du CNRC doivent s'assurer que les mesures appropriées ont été mises en place pour contrer les situations de conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent qui se présentent ou les contextes où un traitement préférentiel pourrait être accordé.

F.5 Déclarations de conflits d'intérêts

Conformément à la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts et aux procédures énoncées à l'annexe A, les employés doivent tenir compte de la nature de leurs fonctions et de leurs responsabilités officielles dans le contexte de leurs emplois ou activités à l'extérieur. Ils doivent également demander l'avis de l'agent principal de l'éthique (ou son remplaçant désigné) pour établir s'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre l'exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles et ces emplois ou activités à l'extérieur.

Si le travail avec un parent ou un associé donnent lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, ou s'il y a un doute quant à l'existence d'une telle situation, l'employé doit en faire part à l'agent principal de l'éthique en soumettant une déclaration de conflit d'intérêts.

F.6 Rapports hiérarchiques et relations d'autre nature

Comme on s'attend des gestionnaires et des superviseurs qu'ils gèrent leurs équipes de manière impartiale et juste, l'existence de rapports hiérarchiques entre membres de la parenté ou associés constitue un conflit d'intérêt réel et la situation doit par conséquent être évitée parce qu'elle donne la perception qu'un traitement de faveur est accordé. L'étroitesse et la visibilité du lien doivent être prises en compte pour déterminer dans quelle mesure la définition de parent ou associé doit être appliquée.

Les responsables de projet, les chefs d'équipe et les présidents de comité doivent également éviter tout rapport avec un parent ou un associé qui crée une situation de conflit d'intérêts.

F.7 Comment éviter les traitements de faveur

Les gestionnaires doivent s'abstenir de compter de la parenté ou des associés dans leur équipe rapprochée ou sous leur supervision immédiate. Cela signifie qu'ils ne devraient avoir aucune influence sur l'évaluation de rendement de leur employé, son salaire, ses promotions, ses permissions spéciales, ses conditions de travail et toute autre question semblable, et qu'ils ne devraient ni prendre de décision en lien avec ces aspects ni y participer. L'agent principal de l'éthique peut cependant accorder une exemption lorsque c'est approprié.

Il est permis à des personnes apparentées de travailler pour le même centre de recherche, la même direction ou le PARI (CDP) ou de faire partie de la même équipe, dans la mesure où il n'existe pas de liens hiérarchiques entre elles et qu'il n'y a aucune possibilité de favoritisme ou de conflit d'intérêts, réel, apparent ou potentiel.

F.8 Dotation

Le CNRC est tenu d'offrir l'égalité des chances à toutes les personnes qui travaillent pour lui ou souhaitent le faire. Les nominations doivent être fondées sur le mérite et ne peuvent être refusées en raison de liens qui existent entre les personnes.

L'employé doit informer le gestionnaire recruteur si on lui demande de participer à une activité de dotation à laquelle prend part un parent ou un associé.

La participation d'un employé aux travaux d'un comité de sélection qui se penche sur la candidature d'une personne qui est un membre de sa parenté ou qui est un associé est laissée au bon jugement des intéressés. Les liens doivent être déclarés en toute transparence et le consentement du président du comité doit être obtenu pour permettre la participation de ces personnes.

Les comités de sélection doivent exclure les personnes dont les liens avec l'un ou l'autre des candidats sont susceptibles de compromettre la neutralité, l'impartialité ou l'intégrité du comité. Cela comprend toutes les étapes du processus de dotation à partir du moment où le lien avec la personne candidate devient connu, ce qui comprend la sélection des candidats, le processus d'évaluation et le choix du ou des candidats retenus.

L'employé qui ne déclare pas une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel à son gestionnaire en lien avec une activité de dotation, comme il est prévu dans la Politique sur les conflits d'intérêts et dans la présente directive, s'expose à des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

F.9 Procédures de gestion des conflits d'intérêts dans les activités de dotation

Le gestionnaire recruteur qui découvre un possible conflit d'intérêts, parce qu'il reconnaît une parenté ou un associé parmi les candidats ayant répondu à un processus de dotation, doit en informer son superviseur direct ainsi que le conseiller en dotation avec qui il travaille avant de procéder au tri préliminaire et à l'évaluation des candidatures. Une fois la situation déclarée, on évaluera la nécessité de recourir à d'autres méthodes pour gérer le processus de dotation. Si le candidat à l'origine du possible conflit d'intérêts est celui qui est retenu, il faudra évaluer plus en profondeur la structure hiérarchique du poste à doter.

Une personne sollicitée pour siéger à un comité d'évaluation qui sait qu'elle a un lien de parenté avec une des personnes figurant sur la liste de candidats doit aviser le gestionnaire recruteur qu'elle est en situation de conflit d'intérêts potentiel. Une fois la situation déclarée, on évaluera la nécessité de recourir à d'autres méthodes, comme de remplacer ce membre du comité d'évaluation.

Lorsque les ressources sont limitées, il pourrait être judicieux de créer une liste d'employés qualifiés pour siéger à des comités d'évaluation afin d'assurer l'impartialité et l'équité du processus.

F.10 Recours en dotation

Les personnes candidates sont encouragées à discuter de leurs préoccupations à l'égard de l'évaluation individuelle qui a été faite d'elles par le gestionnaire recruteur ou le professionnel en gestion des ressources humaines dans le but notamment d'obtenir de l'information à ce sujet. Les personnes candidates de l'interne qui estiment ne pas avoir été traitées équitablement dans l'application de la Politique sur l'embauche et des procédures connexes peuvent déposer un grief conformément à la procédure de règlement des griefs du CNRC.

F.11 Autres situations de conflit d'intérêts mettant en cause des parents ou des associés

L'employé appelé dans le cadre de ses fonctions et responsabilités officielles à remplir l'une ou plusieurs des tâches énumérées ci-dessous doit en aviser rapidement son superviseur ou un conseiller en gestion de conflits d'intérêts si la situation entraine d'autres conflits d'intérêts, tels que :

  • vérifier, superviser, inspecter ou approuver le travail d'un parent ou d'un associé;
  • examiner un dossier de grief déposé par un parent ou un associé;
  • octroyer des fonds, ou faire une recommandation en ce sens, à un parent, un associé ou une entité qui emploie un parent ou un associé;
  • approuver une demande de déplacement ou le remboursement de frais de déplacement d'un parent ou d'un associé;
  • prendre une décision relativement à une nomination, une formation ou une activité de perfectionnement pour un parent ou un associé;
  • autoriser une demande de congé d'un parent ou d'un associé.

F.12 Relation ou partenariat avec une partie externe

Les employés du CNRC sont souvent appelés à avoir des contacts avec des partenaires des milieux universitaires, publics et industriels, ainsi que d'autres intervenants dans le cadre de collaboration. Dans ces situations, il importe qu'ils fassent preuve ou qu'ils soient perçus comme faisant preuve d'impartialité et de neutralité dans leurs relations avec toutes les parties qui ont des rapports avec le CNRC. Ils doivent également se rappeler qu'ils représentent le CNRC et le gouvernement du Canada. Ils doivent veiller à garder le caractère professionnel de ces relations et à éviter toute situation qui peut donner lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

Comme il est expliqué au paragraphe 5.3.18 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts, les employés doivent s'abstenir de conclure des ententes personnelles de nature financière ou des relations personnelles avec des entités ou des personnes de l'extérieur lorsqu'il y a un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.

Dans bon nombre de petites collectivités, le CNRC occupe une place visible et importante dans la communauté, ce qui est propice à des relations professionnelles de longue durée. Dans ces cas, il pourrait être plus difficile de séparer vie professionnelle et vie personnelle. Il est donc particulièrement important pour les employés d'adopter un comportement professionnel dans les tribunes publiques et d'évaluer l'incidence de leur conduite personnelle sur leurs fonctions professionnelles.

F.13 Exceptions

Dans les domaines de recherche spécialisés où le nombre de personnes possédant les compétences requises est limité, toute opération, qui par nécessité s'écarte des principes énoncés dans la présente, doit être dûment consignée par écrit et justifiée. De plus, des mesures administratives doivent être mises en place pour atténuer et gérer les situations de conflit d'intérêts.

Annexe G - Directive sur les activités de sollicitation et de collecte de fonds

G.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

G.2 Sollicitation et collecte de fonds

La présente directive précise les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

Sauf les collectes de fonds menées dans le cadre d'activités officielles qui bénéficient d'un soutien public comme la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC), il est interdit aux employés du CNRC de solliciter des cadeaux, des marques d'hospitalité, d'autres avantages ou des transferts de valeurs économiques d'une personne, d'un groupe de personnes ou d'un organisme du secteur privé qui a des relations d'affaires avec le gouvernement.

Lorsqu'ils participent à des collectes de fonds dans le cadre de telles activités officielles, les employés doivent au préalable obtenir l'autorisation écrite de leur gestionnaire, qui sollicitera l'autorisation écrite du délégataire du président, l'agent principal de l'éthique, afin de solliciter des dons, des prix ou des contributions en nature auprès d'organismes ou de personnes de l'extérieur.

De même, si une personne ou une entité de l'extérieur, avec laquelle le CNRC a, a eu, ou pourrait avoir, des relations officielles, offre au CNRC un avantage comme le financement de l'acquisition d'un bien ou un don d'équipement, il faut déterminer s'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel et obtenir le consentement écrit du gestionnaire responsable qui demandera l'autorisation écrite du l'agent principal de l'éthique avant d'accepter l'avantage en question.

L'agent principal de l'éthique peut exiger que l'activité soit modifiée ou abandonnée, s'il a été déterminé qu'elle donne lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel ou crée une obligation envers le donateur. Les dispositions susmentionnées visent à garantir que la présente politique est conforme à l'alinéa 121(1)c) du Code criminel.

Annexe H - Directive sur les rôles et responsabilités

H.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

H.2 Rôles et responsabilités

La présente directive explique la répartition des rôles et responsabilités qui relèvent de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts entre les gestionnaires et les superviseurs, les vice-présidents, les directeurs généraux et les conseillers en gestion de conflits d'intérêts. 

Les rôles et responsabilités du président, de l'agent principal de l'éthique et des employés sont décrits aux paragraphes 5.1, 5.2 et 5.3 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

Les gestionnaires et superviseurs ont les responsabilités suivantes :

  • Voir à ce que les employés aient pris connaissance, comprennent et observent le Code de conduite du CNRC et la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts;
  • Demander l'avis de l'agent principal de l'éthique sur des situations de possibles conflits d'intérêts et demandent aux employés de signaler ces situations lorsqu'elles surviennent;
  • S'assurer que tous les renseignements qui ont trait aux déclarations de conflit d'intérêts sont traités conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • Servir de modèles et d'agent d'influence au sein du CNRC; les gestionnaires doivent en outre favoriser la connaissance par les employés du Code de conduite du CNRC et de la présente politique.

Les vice-présidents ont en outre les responsabilités suivantes :

  • Surveiller la mise en œuvre et l'administration de la présente politique au sein de leurs divisions et des composantes de celles-ci, et prendre les mesures correctives nécessaires pour éliminer les situations de conflits d'intérêts ou les pratiques indésirables constatées;
  • Gérer de manière efficace les risques de conflits d'intérêts dans leur sphère de compétence respective.

Les directeurs généraux ont en outre les responsabilités suivantes :

  • Surveiller la mise en œuvre et l'administration de la présente politique au sein de leur direction et prendre les mesures correctives nécessaires pour éliminer les situations de conflits d'intérêts ou les pratiques indésirables constatées;
  • Apporter leur aide aux directeurs et gestionnaires sous leur responsabilité pour favoriser la connaissance par les employés du Code de conduite du CNRC et de la présente politique.

Les agents de gestion de conflits d'intérêts ont les responsabilités suivantes :

  • Aider l'agent principal de l'éthique à s'acquitter de ses responsabilités, notamment par les mesures suivantes :
    • Agir à titre de conseiller et donner des avis sur la question des conflits d'intérêts aux employés aux gestionnaires et au personnel des ressources humaines;
    • Analyser, faire des recherches et préparer des recommandations et des mesures d'atténuation des risques de conflit d'intérêts à faire approuver par l'agent principal de l'éthique (ou son remplaçant désigné) lorsque cela est nécessaire;
    • Consulter les représentants de la direction et les Services juridiques, au besoin, dans les dossiers de conflits d'intérêts avant que les recommandations finales ne soient formulées;
    • Appuyer les gestionnaires dans leur travail de sensibilisation et d'information;
    • Surveiller la mise en œuvre des mesures de gestion des conflits d'intérêts afin d'assurer l'administration efficace de la présente politique.

Les responsabilités des employés sont énoncées au paragraphe 5.3 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

Annexe I - Directive sur l'atténuation du risque financier des actifs et des passifs

I.1 Date d'entrée en vigueur

La présente directive prend effet le 14 juin 2021.

I.2 Biens et passifs à déclarer

La présente directive apporte des précisions sur les exigences énoncées à la section 5 de la Politique du CNRC sur les conflits d'intérêts.

Dans la détermination et la mise à jour de la liste de biens et de passifs qui doivent être déclarés, une analyse du risque associé à chaque type de bien et de passif qui peuvent présenter un risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel doit être effectuée en fonction des activités et des produits et pratiques en matière d'investissement du CNRC.

I.3 Stratégies d'atténuation du risque financier

Dessaisissement

Lorsqu'un employé se dessaisit d'un bien ou d'un passif afin d'éliminer tout risque de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, il doit le faire en le vendant ou en le transférant à un tiers sans lien de dépendance ou en cédant le bien, ou en remboursant la dette ou en éteignant l'obligation liée au passif.

Tout dessaisissement doit être attesté par écrit et doit englober la totalité des intérêts de la personne par rapport au bien ou au passif;

Des copies des documents qui confirment la vente ou la cession doivent être fournies à l'agent principal de l'éthique dans le délai raisonnable établi.

 Mesures de retrait de certaines activités

Lorsqu'une personne se retire elle-même d'une activité extérieure qui met en cause ses biens ou ses passifs afin d'atténuer un risque de conflit d'intérêts, sa décision doit être attestée par écrit et portée à la connaissance de l'agent principal de l'éthique dans le délai établi.

Lorsque des renseignements financiers sur un employé doivent être communiqués à des parties internes pour permettre la mise en place efficace de la mesure de retrait, les préoccupations personnelles de l'employé doivent être prises en considération;

Conventions de fiducie sans droit de regard

Les biens placés en fiducie sans droit de regard doivent être gérés par un fiduciaire habilité à exercer tous les droits et privilèges associés à ces biens, dont le droit de les vendre sans directive ni contrôle de la part de l'employé.

Le fiduciaire doit être libre de tout lien de dépendance avec l'employé.

La convention de fiducie sans droit de regard doit comprendre les dispositions suivantes :

  1. Les biens placés en fiducie doivent être énumérés dans une pièce jointe à la convention. La liste des biens doit à tout le moins comprendre tous les biens qui donnent lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.
  2. Les biens placés en fiducie devront être inscrits au nom du fiduciaire, ou détenus et administrés par le fiduciaire conformément à la loi, à moins qu'ils ne soient placés dans un régime enregistré d'épargne‑retraite.
  3. Le fiduciaire peut, à sa discrétion, modifier la composition du patrimoine fiduciaire ou du compte de fiducie.
  4.  L'employé propriétaire n'a aucun droit de gestion ni de contrôle sur les biens en fiducie.
  5. L'employé ne peut offrir des conseils au fiduciaire ni prendre part de quelque manière que ce soit au processus décisionnel du fiduciaire, à l'exception de la manière prévue au paragraphe (j) de la présente directive ou par l'intermédiaire d'avis écrits permis aux termes de la convention de fiducie.
  6. Le fiduciaire ne doit pas demander d'instructions ou de conseils à l'employé concernant la gestion ou l'administration des biens ni en accepter, à l'exception de ce qui est précisé au paragraphe (j) de la présente directive.
  7. Le fiduciaire ne peut fournir des renseignements sur la fiducie, notamment sur sa composition, à l'employé, sauf les renseignements qui, en vertu de la loi, doivent être déposés par l'employé et les rapports périodiques sur la valeur globale de la fiducie
  8. La fiducie demeurera en place aussi longtemps que l'employé devra se conformer à la présente directive et que le conflit d'intérêts lié aux biens subsistera.
  9. Le fiduciaire doit remettre les biens en fiducie à l'employé ou à toute autre personne nommée dans la convention à l'expiration de la fiducie.
  10. Au plus tard 60 jours civils de la date de signature de la convention de fiducie sans droit de regard ou à toute autre date prévue dans la convention, le fiduciaire doit remettre à l'agent principal de l'éthique un rapport annuel qui renferme les renseignements prévus aux termes de la convention.
    • Des directives générales sur les investissements peuvent être incluses dans une annexe supplémentaire de la convention de fiducie pour prévoir les proportions qui doivent être investies dans les différentes catégories de risque, sans toutefois viser un secteur en particulier.
    • L'employé doit fournir une copie de la convention signée à l'agent principal de l'éthique dans le délai prescrit par celui‑ci.
    • L'employé ne peut avoir accès au rapport annuel tant et aussi longtemps que les mesures nécessaires pour gérer le conflit d'intérêts sont requises.
    • L'agent principal de l'éthique doit veiller, dans les 60 jours civils suivant chaque dixième anniversaire de la convention de fiducie sans droit de regard, à ce que les conditions mises en place pour atténuer le conflit d'intérêts soient toujours valides.

Conventions de gestion sans droit de regard

Une convention de gestion sans droit de regard doit être gérée par un gestionnaire habilité à exercer tous les droits et privilèges associés à ces biens.

Le gestionnaire doit être libre de tout lien de dépendance avec l'employé.

La convention de gestion sans droit de regard doit comprendre les dispositions suivantes :

  1. La liste des biens à gérer doit être annexée à la convention. Elle doit à tout le moins comprendre tous les biens qui donnent lieu à un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel.
  2. L'employé n'a aucun droit de gestion ni de contrôle sur les biens gérés.
  3. Le gestionnaire de la convention ne peut ni demander d'instructions ou de conseils à l'employé au sujet de la gestion des biens ni en recevoir. L'employé ne peut donner des conseils au gestionnaire ni prendre part à des discussions ou à des processus décisionnels, quel que soit le moment où ils surviennent, qui pourraient avoir une incidence particulière ou importante sur les biens assujettis à la convention.
  4. L'employé n'a pas le droit de communiquer avec le gestionnaire de la convention. Cependant, l'employé a le droit, pendant toute la durée de la convention, d'être tenu au courant de la valeur globale de ses biens.
  5. Au plus tard 60 jours civils suivant la date de signature de la convention de gestion sans droit de regard ou à toute autre date prévue dans la convention, le fiduciaire doit remettre à l'agent principal de l'éthique un rapport annuel qui renferme les renseignements prévus aux termes de la convention.
  6.  Malgré le paragraphe (d) de la présente directive, la convention peut également comprendre les dispositions suivantes :
    • Si le gestionnaire de la convention est d'avis qu'un événement exceptionnel aura vraisemblablement une incidence importante sur la valeur des biens sous sa garde, il doit en informer l'agent principal de l'éthique. Si l'agent principal de l'éthique conclut que les circonstances sont susceptibles d'entraîner des pertes ou des préjudices indus importants pour l'employé, l'information financière approuvée par l'agent principal de l'éthique, avec l'autorisation du président, peut être transmise à l'employé.
    • Dans des circonstances exceptionnelles seulement, l'employé pourra intervenir personnellement, mais seulement si l'agent principal de l'éthique a déterminé que son intervention ne donnera pas lieu à un conflit d'intérêts et que le défaut d'intervenir causerait une perte ou un préjudice indu à l'employé.
  7. La convention demeurera en vigueur aussi longtemps que l'employé devra se conformer à la présente directive et que le conflit d'intérêts lié aux biens subsistera.
  8.  Une copie de la convention signée doit être fournie à l'agent principal de l'éthique dans le délai prescrit par celui‑ci.
  9. L'employé ne peut avoir accès au rapport annuel tant et aussi longtemps que les mesures nécessaires pour gérer le conflit d'intérêts sont requises.
  10. L'agent principal de l'éthique doit veiller, dans les 60 jours civils suivant chaque dixième anniversaire de la convention de gestion sans droit de regard, à ce que les conditions mises en place pour atténuer le conflit d'intérêts soient toujours valides.

Autres conventions de fiducie ou de gestion

Les autres types de convention de fiducie ou de gestion mises en œuvre doivent être conformes aux dispositions énoncées dans la présente directive pour une convention de fiducie sans droit de regard ou une convention de gestion sans droit de regard, respectivement.

Ententes de représentation

Une entente de représentation, comme la procuration ou le mandat, qui investit une personne du pouvoir d'agir pour le compte d'une autre personne, doit être régie par les lois du Canada et interprétée en vertu de celles‑ci.

Ententes de gel des biens

L'entente de gel de biens est conclue obligatoirement par écrit par l'employé et l'agent principal de l'éthique.

L'entente de gel des biens vise à éliminer tout contrôle direct de l'employé sur les biens qui pourraient donner lieu à un conflit d'intérêts.

L'employé doit choisir un fiduciaire, un mandataire, un gestionnaire ou un conseiller en placements libre de tout lien de dépendance avec lui pour gérer l'entente de gel de ses biens.

L'entente de gel des biens doit comprendre les dispositions énoncées dans les conventions de fiducie sans droit de regard si elle revêt la forme d'une fiducie, et les dispositions suivantes :

  1. L'employé doit fournir à l'agent principal de l'éthique, au moins une fois par année, une déclaration reçue d'un fiduciaire, d'un mandataire, d'un gestionnaire de convention ou d'un conseiller en placements qui atteste que l'employé ne s'est livré à aucune activité à l'égard des biens.
  2. Le fiduciaire, le mandataire, le gestionnaire de la convention ou le conseiller en placements qui est l'auteur de la déclaration doit être en position de savoir si l'employé s'est livré à des activités à l'égard des biens.
  3. L'employé doit fournir à l'agent principal de l'éthique une copie de la déclaration dans le délai prescrit dans la convention.

I.4 Remboursement des frais

Le remboursement des frais administratifs raisonnables engagés au nom de l'employé pour la mise en œuvre des stratégies d'atténuation du risque financier décrites à l'annexe I sera déterminé par l'agent principal de l'éthique, délégataire du président.

Tout rajustement de l'impôt sur le revenu ou tout autre rajustement découlant du remboursement des frais administratifs doit être assumé par l'employé.