Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non auditée)

 

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Pour l'exercice terminé le 31 mars 2017

1. Introduction

Le présent document renferme de l'information sommaire sur les mesures prises par le CNRC afin de maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d'évaluations et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs du CNRC, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels de 2016‑2017 et dans le Plan ministériel 2017‑2018.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le CNRC dispose d'une structure de gouvernance et de reddition des comptes bien établie qui appuie les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel approuvé par l'administrateur général est en place et comprend les éléments suivants :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle qui soutiennent la gestion des contrôles internes afin d'assurer une saine gestion financière et qui définissent notamment les rôles et les responsabilités de la haute direction dans ses secteurs de responsabilité en matière de gestion des contrôles ;
  • un code de valeurs et d'éthique ;
  • des activités continues de communication et de formation sur les exigences législatives, les politiques et les procédures en matière de saine gestion financière et de contrôle ;
  • des mécanismes de surveillance semestriels et des mises à jour régulières de la gestion des contrôles internes, et la production de rapports d'évaluation et d'un plan d'action à l'intention de l'administrateur général et de la haute direction du CNRC et, le cas échéant, du Comité ministériel de vérification.

Le Comité ministériel de vérification fournit des conseils à l'administrateur général sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du CNRC.

2.2 Ententes de services pertinentes aux états financiers

Le CNRC a recours aux services d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations incluses à ses états financiers comme il est précisé ci-après :

Ententes communes

  • Le ministère des Services publics et Approvisionnement Canada administre au niveau central le versement des salaires et l'acquisition de biens et services conformément à la délégation de pouvoirs du CNRC, ainsi que l'offre de certains locaux au nom du CNRC.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit au CNRC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
  • Le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques au CNRC.
  • Services partagés Canada fournit au CNRC des services d'infrastructure de technologie de l'information dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre Services partagés Canada et le CNRC.

3. Résultats de l'évaluation du CNRC au cours de l'exercice 2016‑2017

Les principales constatations des évaluations effectuées pendant l'exercice en cours et les mesures correctives importantes requises sont résumées ci-dessous.

3.1 Nouveaux contrôles importants ou contrôles considérablement modifiés

Trois changements notables ont eu une incidence sur les principaux contrôles financiers du CNRC en 2016‑2017 :

Tout d'abord, la mise en œuvre de Phœnix a mobilisé des ressources substantielles. Bien que le CNRC soit un « ministère d'intégration », donc ne possède pas de services de paie complets, cette mise en œuvre a eu une incidence appréciable sur l'organisation. Le CNRC a revu officiellement, étayé et évalué ses procédés administratifs et ses contrôles sur les principaux points d'intégration et l'impact de Phœnix. Il a également recouru de façon proactive à l'analyse des données et adopté une version actualisée de l'approche de l'article 33 pour l'analyse continue de la paie.

En deuxième lieu, il convient de souligner que l'application des délégations de pouvoirs a fait l'objet d'une évaluation officielle indépendante avant le lancement du système d'autorisations électroniques, cela dans le but d'évaluer les contrôles du système financier.

Enfin, le système de gestion des contributions du CNRC a été officiellement intégré au système financier de l'organisation, ce qui a augmenté le nombre de contrôles et accru l'efficacité des opérations au niveau des autorisations électroniques. Après le lancement du système, on a procédé à d'autres essais sur les principaux contrôles, pour déterminer si tout fonctionnait efficacement. Ces vérifications se poursuivent en permanence.

3.2 Programme de surveillance continue

Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le CNRC a réévalué les contrôles financiers des fonctions suivantes : approvisionnement au paiement, paiements de transferts, immobilisations, stocks, administration de la paie, revenus et comptes débiteurs; ainsi que les contrôles appliqués au niveau de l'entité et les contrôles généraux de technologie de l'information (TI).

Dans la plupart des cas, les contrôles clés évalués ont offert le rendement prévu, mais les mesures correctives suivantes ont été jugées nécessaires :

  • Approvisionnement au paiement : Comme dans l'évaluation précédente, des incohérences ont été constatées dans l'application des dispositions relatives au pouvoir d'engager des dépenses et de l'article 34 de la Loi en ce qui concerne les paiements versés à d'autres ministères sous la forme de règlements interministériels. Le CNRC travaille actuellement au développement et à la mise en œuvre d'un système électronique d'autorisation des achats, y compris les achats de produits ou de services d'autres ministères, qui règlera ces incohérences (en cours).
  • Paiements de transfert : L'évaluation des dossiers de contributions démontre que l'application des procédés a été conforme à la plupart des politiques et procédés administratifs existants. Cependant, comme cela avait été souligné dans l'évaluation de l'exercice précédent, l'application des processus de vérification des comptes en vertu de l'article 33 et de l'article 34 de la Loi ne s'est pas effectuée de manière constante. Celles-ci ont été signalées à la direction et aux parties responsables. Les résultats devraient s'améliorer à mesure qu'avancent l'intégration du système et l'usage des autorisations électroniques. Des mesures correctives ont été mises en œuvre ou le sont (en cours).
  • Immobilisations : On note de petites améliorations au niveau des principaux contrôles financiers mentionnés dans l'examen précédent (2015‑2016), notamment une diminution des problèmes liés à la reddition de comptes pour la garde des biens. La surveillance continue réalisée durant l'exercice 2015‑2016 avait aussi fait ressortir une modification du procédé administratif concernant les projets d'immobilisation dans les infrastructures, modification qui nécessitait l'adoption de mesures correctives précises. L'examen réalisé par la suite, en 2016‑2017, montre qu'il y a eu amélioration. Les procédés administratifs, plus serrés, associés à la gestion des immobilisations font présentement l'objet d'un examen complet, qui devrait déboucher sur d'autres résultats positifs au prochain exercice.
  • Paie : Les résultats des essais sur la paie concordent toujours avec les constatations de l'an dernier, à savoir un impact minime sur les contrôles financiers et améliorations mineures éventuelles au niveau de quelques procédés administratifs de moindre importance. Après l'implantation du nouveau système de paie fédéral Phœnix, le CNRC a examiné tous ses procédés administratifs se rapportant à la paie. Notons que la mise en œuvre de Phœnix a eu un impact notable sur l'organisation en tant que service intégré (en cours) ;
  • Données principales : Un plan de révision périodique est en cours d'élaboration (en cours) ;
  • Approbation électronique du déroulement des opérations (workflow)
    • Application de délégation d'autorité (ADA) : L'ADA du CNRC est à la base du système d'authentification et d'autorisation électroniques. La dernière étape consistait à mettre en place le mécanisme d'approbation électronique des opérations pour la délégation des pouvoirs de signature financiers et l'accès au système financier.
    • Approvisionnement au paiement : Les processus d'approbation s'appuient sur l'ADA pour veiller à ce que les achats soient approuvés par les personnes détenant les pouvoirs appropriés, identifiées dans la grille officielle des délégations des pouvoirs de signature financiers et des autres délégations de pouvoirs. Trois éléments du système « de l'achat au paiement » font l'objet d'une autorisation automatique depuis 2016‑2017 : les demandes de biens et de services en ligne (engagement des dépenses et article 32), les paiements de contribution selon l'article 34 et les demandes d'information qui précèdent l'application de l'article 34.

    Parallèlement, les contrôles ont fait l'objet d'une évaluation officielle indépendante qui a donné des résultats positifs. Dans la foulée, on mettra en place la certification des factures selon l'article 34 en 2017‑2018. Ceci devrait mettre fin à la séparation inappropriée des fonctions au niveau des transactions, quand il y a attribution de rôles conflictuels. Un plan provisoire a commencé à être dressé pour surveiller les rôles conflictuels.

  • Revenus : En raison de l'importance des changements apportés aux procédés administratifs, certains éléments ne sont pas encore bien intégrés aux activités et n'ont pas été appliqués de manière constante. Tous les procédés administratifs se rapportant à la gestion des revenus ont été examinés, ce qui a entraîné quelques changements supplémentaires en voie d'être mis en place. Afin de garantir une évaluation complète de l'efficacité opérationnelle, d'autres analyses ont été menées pour veiller à un enregistrement approprié des revenus (en cours).

4. Plan d'action du CNRC

4.1 Progrès accomplis au cours de l'exercice 2016‑2017

Le CNRC a continué de mener ses activités de surveillance continue conformément au plan cyclique de l'exercice antérieur de la manière indiquée dans le tableau ci-dessous.

Plan cyclique de surveillance continue pour l'exercice en cours État
Contrôles généraux pour l'ensemble de l'organisation, contrôles généraux des technologies de l'information, administration des stocks et de la paie Exécuté comme prévu; aucune mesure corrective nécessaire.
Approvisionnement au paiement, paiements de transfert, immobilisations et données principales Exécuté comme prévu. Des mesures correctives sont terminées et d'autres sont en cours. Données principales reportées au prochain exercice.
Revenus, débiteurs et recettes L'évaluation de l'efficacité du fonctionnement de certains processus a été reportée ou effectuée différemment en raison de retards dans l'application complète du plan d'action de la direction.

4.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

On trouvera dans le tableau ci-dessous les principaux éléments du plan cyclique de surveillance continue du CNRC au cours des trois prochaines années, selon la validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les corrections apportées au plan de surveillance continue, le cas échéant.

Secteurs de contrôle clés Exercice
2017-18
Exercice
2018-19
Exercice
2019-20
Contrôles au niveau de l'entité
Contrôles généraux de TI gérés par le CNRC
Approvisionnement au paiement
Paiements de transferts
Immobilisations
Stocks    
Paie
Revenus, débiteurs et recettes
Données principales – fournisseurs et clients    

Outre le travail de surveillance continue effectué conformément au plan cyclique, le CNRC planifie une révision des mesures correctives appliquées en 2017‑2018 dans tous les secteurs où des problèmes ont été constatés à la section 3. Le CNRC entend également continuer à prendre des mesures correctives en ce qui concerne les ajustements à apporter qui ont été recensés dans le cadre de ses évaluations. Lorsque de nouveaux procédés administratifs seront mis en place ou que les mécanismes de contrôle interne feront l'objet de modifications importantes, le CNRC définira, analysera et évaluera de façon proactive les contrôles clés en fonction des risques connexes. Les résultats seront intégrés au plan d'évaluation et au programme de surveillance continue.

 
 
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